Práca s agentom zdroja v Číne môže dramaticky zjednodušiť obstarávanie - ale iba ak je vzťah zriadený s jasnými a vynútiteľnými očakávaniami. Príliš veľa kupujúcich zaobchádza s agentmi ako s neformálnymi partnermi a platia cenu za neskoré zásielky, skryté prirážky, úniky z kvality a v najhorších prípadoch stratené duševné vlastníctvo. Táto príručka premieňa túto neistotu na prevádzkovú príručku: čo potrebovať, ako ju overiť a ako držať zodpovedného agenta.

Nižšie nájdete praktický, nezmyselný plán, ktorý môžu tímy obstarávania okamžite použiť. Zahŕňa dokumentárne kontroly, ktoré dokazujú legitimitu dodávateľa, podrobný veterinárny SOP a tri inšpekčné brány (FAI → IPQC → PSI) s odberom vzoriek betónu a AQL. Dostanete tiež jazyk SLA a kontraktu na kopírovanie a plavbu-vrátane doložiek IP, ESG a Treast-plus 90-dňový implementačný plán a kontrolné zoznamy na stiahnutie, aby sa tieto ovládacie prvky dostali do akcie.

Toto nie je teória. Odporúčania sú určené na presadzovanie: merateľné KPI, pravidlá transparentných poplatkov, nezávislé práva na inšpekciu a spúšťače pohotovostných udalostí, ktoré chránia vašu kontinuitu dodávok. Čítajte ďalej, aby ste vybudovali získavanie vzťahu, ktorý znižuje riziko, znižuje prepracovanie, zachováva maržu a chráni vašu značku.

 

Vrcholy

 

Jednostránkový, spustiteľný kontrolný zoznam, ktorý premení vágne očakávania na merateľné SLA a KPI.

Betón QA/QC Plány vzorkovania (prvý článok, proces v procese, predbežné odoslanie) a príklad AQL prahov podľa typu produktu.

Klauzuly o zmluve o kopírovaní a patrí: Rozsah, IP/NDA, SLA/KPI + Likvidované škody, ESG a audit, ukončenie a riešenie sporov.

Vetting SOP s červenými vlajkami a krátkym skriptom s náležitou starostlivosťou, ktorý môžete použiť okamžite.

Dve krátke anonymizované prípadové štúdie s jasnými lekciami a šablónami nasledujúcich krokov.

 

TL; DR-jednostránkový kontrolný zoznam 

 

Spoločnosť : Obchodná licencia, daňové ID, vývozná licencia, hlavná továreň, fotografie.

Referencie a kapacita : 2 referencie klienta + vzorový protokol výroby ukazujúce najnovšie objednávky.

Vzorky a fai : Písomná časová os schválenia vzoriek a podpísanie prvého článku (FAI).

Plán QC : Definujte inšpekčné body (FF, IPQC, PSI), vzorkovanie %, AQL pre kritickú/hlavnú/minoru.

SLA & KPI : včasné doručenie ≥ 95%; Rozptyl dodania objednávky ≤ ± 7 dní; Miera defektu šarže ≤1% (úpravy na priemysel).

Poplatky a transparentnosť : Tabuľka odborových poplatkov (Komisia, poplatok za obstarávanie, inšpekciu, logistika).

IP & NDA : Podpísaný agent obmedzujúceho klauzuly NDA + zavedenie produktu ostatným.

Esg : Dôkaz o nedávnom sociálnom/chemickom audite alebo prísľubom auditu tretích strán do 6 mesiacov.

Zodpovednosť za logistiku : Definujte Incoterm, vlastník nákladu, colné dokumenty, proces nárokov.

Udalosť : Záložný výrobný plán, minimálne bezpečnostné zásoby, SLA núdzového poradia.

 

1. Prečo na tom záleží 

 

Agent pre získavanie zdrojov je vaša miestna prevádzková ruka. Vágne očakávania sa stávajú zlyhaniami: zmeškané zásielky, zlá kvalita, expozícia IP alebo skryté prirážky. Zaobchádzajte so vzťahom ako s poskytovateľom zmluvných operácií - nie s priateľom, ktorý „vyrieši“. Vyžadujte dokumentáciu, merateľné KPI a preddefinované opravné prostriedky. Zvyšok tohto článku zmení tieto slová na postupy, šablóny a zmluvný text, ktorý môžete použiť v ten istý týždeň.

 

2. Kto to číta a čo potrebuje

 

Manažér obstarávania — Potrebujete reprodukovateľné kontrolné zoznamy a šablóny SLA.

Riaditelia dodávateľského reťazca — Potrebujete kontroly rizika, pohotovostné plánovanie a dashboardy KPI.

Manažéri značiek/produktov (cezhraničné/elektronické obchody) — Potrebujete požiadavky FAI, balenie a prípravné požiadavky FBA.

Dodržiavanie predpisov/ESG dôstojníci — Potrebujete spúšťače auditu, časové harmonogramy nápravy a dôkaz o nápravných opatreniach.

Ak budujete alebo znovu skosíte program získavania zdrojov, najskôr sa zamerajte na: (1) preverenie a dokumentáciu, (2) systémy QA viazané na peniaze (sankcie/stimuly) a (3) nepredvídané a ochrany proti IP.

 

3. Minimálne dokumenty a dôkazy, ktoré si vyžadujú 

 

Vyžadujte originály alebo notárske skenovanie (uchovávané v zmluvnom priečinku):

Obchodná licencia + právny zástupca.

Príklady registrácie dane z vývozu/dovozu a colného vyhlásenia.

Továreň Adresa + Posledné fotografie výrobných liniek a skladu.

Vzorky produktu s datovanými vzorovými záznamami.

Dôkaz o poistení (náklad a zodpovednosť) Ak tvrdia, že zaisťujú zásielky.

Podpísané referenčné listy klienta alebo kontaktné odkazy s objemom a dátumami objednávky.
Udržujte kópie vo svojom systéme správy dokumentov a pripojte sa k PO.

 

4. Vetting SOP-krok za krokom 

 

Kontrola dokumentu (deň 0) — Potvrďte obchodnú licenciu, záznamy o vývoze.

Referenčná kontrola (deň 1–2) — Volajte 2 rozhodcov; Spýtajte sa na kvalitu, včasnosť a transparentnosť. Použite skript nižšie.

Vzorka a fai (deň 3–14) — Žiadosť o vzorky; Definovať kritériá prijatia FAI; zmeny protokolu.

Hodnotenie lokality (deň 7–30) — diaľkový návod na video alebo fyzický audit; Použite formulár auditu v továrni.

Zmluva a skúšobná objednávka (deň 14–45) — Podpíšte obmedzenú PO s jasnou SLA, rozdelením platby a inšpekčným podmienkam.

Monitorujte prvé dve objednávky — Presadzujte týždenné správy o stave (fotografie, materiálne potvrdenky, kapacita) a konečné PSI.

 

Rýchly referenčný telefón s písmom pre referencie pre referencie:

“Ahoj - zvažujeme [meno agenta]. Môžete potvrdiť: (1) Zdroj/skontrolovali vás? (2) splnili dátumy dodania? (3) Existovali nejaké skryté poplatky? (4) Ako zvládli nesúlad?”
Názvy záznamu, dátumy a výsledky.

Červené vlajky: vyhýbané odpovede, neochotné poskytovať fotografie, nekonzistentnú adresu spoločnosti, odmietnutie súhlasiť s inšpekciou PSI alebo inšpekciou tretích strán.

 

5. Manažment kvality - inšpekčné body, odber vzoriek a AQL

Zaobchádzajte s kvalitou ako s tromi prepojenými bránami: Prvý článok (FAI) → QC v procese v procese (IPQC) → Kontrola pred odoslaním (PSI).

A. Prvý článok (schválenie FAI / First Piece)

Účel: Overte zámer dizajnu na výrobu pred hromadnou výrobou.

Výsledky: Dimenzionálna správa, fotografie, vzorka obalov, označovanie.

Akcia: Schválenie FAI sa vyžaduje písomne ​​pred formou/náradím alebo hromadným behom.

B. QC v procese (IPQC)

Frekvencia: Denné kontroly kritických procesov (napr. Spájkovanie, sila švu).

Dôkazy: Fotografie s časovo pečiatkou, protokoly objemu výroby, odmietnuté protokoly kusov.

C. Inšpekcia pred predbežnou loďou (PSI)

Načasovanie: Do 7 dní pred načítaním.

WHO: Nezávislé tretie strany (odporúčané) alebo agent s akceptovanou doložkou o zodpovednosti.

Vzorkovacia tabuľka (praktická): Vzorkovanie základne na veľkosti šarže (príklady nižšie).

Príklad odberu vzoriek a AQL (priemyselný typ, úpravy na riziko)

Veľkosť šarže 1–500 ks → Vzorka 20% alebo min. 10 kusov.

Veľkosť šarže 501–3 200 ks → Vzorka 32 ks (približná tabuľka ANSI/ISO).

Prahové hodnoty AQL (navrhované východiskové body):

Kritické chyby: 0% tolerancia (0 akceptuje).

Hlavné chyby: AQL 1,0–2,5 (cieľ ≤1%, kde je dôležitá bezpečnosť/prispôsobenie).

Menšie chyby: AQL 2,5–4.0.

Poznámka: Pre elektroniku nastavte hlavné ≤ 1,0; pre textil, major ≤ 2,5; Pre hardvér major ≤ 1,5. Používajte prísnejšie prahové hodnoty pre SKU citlivé na značku.

Prepracovanie a odmietnutie pracovného postupu (musí byť v zmluve)

• Ak zlyhá: Dodávateľ poskytuje plán prepracovania do 48 hodín a fotografické dôkazy pred opätovnou inšpekciou.

• Ak prepracovanie znova zlyhá → Kupujúci môže odmietnuť celú šaržu a vyžadovať výmenu alebo kredit. Definujte pridelenie nákladov pre prepracovanie, nákladnú dopravu a likvidáciu tretích strán.

 

6. Šablóna SLA a KPI 

Nižšie je praktická SLA, ktorú môžete vložiť do dohody. Vymeňte položky.

 

 

Ako frázu doložku o treste (vzorka):

Dodávateľ/agent súhlasí s tým, že ak včasné doručenie klesne pod cieľ pre akýkoľvek valcujúci mesiac, dodávateľ zaplatí kupujúcemu likvidované škody rovnajúce sa [x]% hodnoty PO za deň oneskorenia za obdobím odkladu, nie prekročiť [y]% hodnoty PO. Likvidované škody sú dohodnuté ako skutočný predhodnotenia straty a nie ako trest.”

Poznámka: Likvidované náhrady škody musia byť vo vašej jurisdikcii primerané a vynútiteľné - vedenie klauzuly poradcom.

 

7. Jazyk zmluvy, ktoré môžete skopírovať (kľúčové klauzuly)

Nižšie sú krátke praktické klauzuly, ktoré môžete vložiť do zmluvy. Upraviť text.

Rozsah služieb

“Agent musí dodávateľov zdrojov, vyjednávať ceny a podmienky, spravovať schválenie vzoriek, koordinovať dohľad nad výrobou (FAI, IPQC), zariadiť kontrolu pred predbežnou loďou a pomáhať s logistickou a vývoznou dokumentáciou, ktorú kupujú písomne.”

Poplatky a fakturácia

“Štruktúra poplatkov agenta: [percento]% Komisia za cenu továrne FOB alebo fixný poplatok vo výške $ [sumy] za PO. Náklady na tretie strany (inšpekcia, testovanie, audit, náklad) sa budú účtovať za cenu s podporou faktúr do 7 dní od platby. Agent nebude účtovať nezverejnené prirážky.”

Duševné vlastníctvo a dôvernosť (NDA)

“Agent potvrdzuje IP kupujúceho a súhlasí s tým, že nebude zverejňovať, reprodukovať ani šíriť žiadne návrhy, výkresy alebo špecifikácie, s výnimkou účelu výkonu podľa tejto dohody. Agent nezavedie produktu kupujúceho žiadnej tretej strane bez predchádzajúceho písomného súhlasu kupujúceho. Táto povinnosť prežije ukončenie za [x] roky.”

Podskupina a konflikt záujmov

“Agent zverejní všetky podskupiny a získa pred subdodávateľmi písomný súhlas kupujúceho. Agent nebude zadávať objednávky s subjektmi, v ktorých má agent alebo jeho pridružené spoločnosti vlastnícky podiel bez písomného súhlasu kupujúceho.”

Inšpekcia a prijatie

“Kupujúci si vyhradzuje právo vymenovať nezávislého inšpektora tretej strany. Konečné prijatie dochádza po PSI a vydaní osvedčenia o prijatí. Ak zlyhá šarža, dodávateľ musí na svoje vlastné náklady (i) prepracovať produkt na štandard kupujúceho; ii) nahradiť chybný tovar; alebo (iii) poskytnúť plný kredit.”

Klauzula ESG a audit

“Agent zabezpečí dodávateľa dodržiavanie dodávateľského kódexu správania kupujúceho. Agent uľahčuje sociálne/environmentálne audity tretích strán (SMETA/SA8000/ISO) podľa potreby. Dodávateľ poskytuje plány nápravných opatrení do [30] dní od akéhokoľvek nesúladu.”

Ukončenie príčiny

“Kupujúci sa môže okamžite ukončiť z dôvodu príčiny, ak agent materiálne porušuje túto dohodu, vrátane opakovaných zlyhaní dodania, porušenia IP alebo materiálnych nepravdivých vyhlásení v osvedčeniach. Po ukončení agenta poskytuje kupujúcemu alebo nástupcovi úplnú spoluprácu pre odovzdanie.”

Riešenie sporu

“Akýkoľvek spor sa vyrieši [rozhodcovským konaním v Hongkongu / Singapure / jurisdikcii, podľa pravidiel [Uncitral / ICC]. Právny zákon: [jurisdikcia].”

 

8. Modely ceny a poplatkov - čo sa má prijať, čomu sa treba vyhnúť

 

Komisia (% FOB) — Spoločné pre agentov získavania zdrojov. Plusy: Zarovnáva stimuly z kúpnej ceny. Nevýhody: Môže skryť značky pri inšpekciách alebo logistike. Vyžaduje transparentnosť a príjmy.

Fixný poplatok za PO / mesačný zadržiavač — Dobré, keď potrebujete predvídateľné rozpočtovanie. Lepšie pre pokračujúce riadenie programu.

Poplatok za projekt (jednorazové za spustenie nového produktu) — Užitočné pre jednorazové náradie/nastavenie.
Vyžadovať: Podrobné faktúry za náklady tretích strán a právo na audit ročne.

Platobné podmienky: Rozdelené platby sú štandardné: 30% vklad, 60% zostatok pred odoslaním po PSI (s výhradou prijatia), 10% zadržanie po dobu 30 dní ako záruka. Pre malých dodávateľov zvážte ochranu strán L/C alebo úschovu.

 

9. zodpovednosti za incoters a logistiku (praktické)

 

Definujte, kto je zodpovedný za ktoré náklady a riziko jasne:

FOB (Factory) — Kupujúci ovláda nákladnú rezerváciu a poistenie; Agent pomáha, ale nesmie si rezervovať náklad v mene kupujúceho, pokiaľ nie je povolený.

CIF / DDP — Agent môže citovať od domu k dverám, ale obsahuje úplné rozdelenie; DDP predstavuje colné riziko na predajcu/agenta - použite iba vtedy, ak toto riziko písomne ​​akceptujú.
Zaobchádzanie s nárokmi: Požadujte agenta, aby predložil dôkaz o akomkoľvek poškodení/nedostatku do 7 dní od príchodu a v prípade potreby spracoval logistiku RMA.

 

10. ESG a dodržiavanie - ako ho vynútiť

 

Nezaobchádzajte s ESG ako s marketingom. Urobte z neho KPI a audit:

Vyžadujte frekvenciu auditu: Nový dodávateľ → 12 mesiacov; Vysoké riziko → 6 mesiacov.

Audity: Social (SMETA), Environmental, Chemical (Reach/Prop 65 Dodržiavanie).

Časová osi: Dodávateľ musí poskytnúť nápravný akčný plán (CAP) do 14 dní a uzavrieť hlavné problémy do 90 dní.

KPI TIE-INS: Nesprávanie → Spúšťa po pozastavení PO a potenciálneho ukončenia zmluvy.

Príklad klauzuly (krátky):

“Materiálové nezhody objavené v audite ESG, ktoré nie sú uzavreté do 90 dní, umožňujú kupujúcim pozastaviť objednávky až do nápravy alebo k zdroju inde bez sankcie.”

 

11. Plánovanie nepredvídaných udalostí - zálohy a nárazníky

 

Minimálny obranný plán:

Dvojdielne získavanie — Vždy mať aspoň jednu alternatívnu továreň v inom meste/regióne.

Bezpečnostné zásoby — Udržujte 30–60 dní kritického SKU (upravte o volatilitu dodacej lehoty).

Núdzová eskalácia — Definujte urýchlené výrobné poplatky a dodacie lehoty.

Poistenie — Morský náklad a zodpovednosť za výrobky podľa potreby.

Zahrnúť “Núdzový spúšťač” V zmluve: napr. Ak dodací čas skĺzne viac ako 20% pre dva po sebe idúce POS, kupujúci môže získať núdzovú výrobu a odpočítať primerané náklady od dodávateľa/agenta.

 

12. Prípadové štúdie - anonymizované, poučné

Prípad A - Upevnenie vysokej miery defektov pomocou SLA

Problém: Značka strednej veľkosti čelila 4%, ktorá dodala mieru defektov pri novom dizajne.

Akcia: Nahradená dohoda o vágnom agentovi s explicitným SLA: PSI AQLS sprísnené, požadované FAI, týždenné výrobné fotografie, likvidované škody na oneskorenom dodávke. Agent bol povinný financovať opätovné zastavenie tretích strán po dvoch zlyhaniach.

Výsledok (90 dní): Miera defektu sa znížila na 0,8%; Čas na trh sa zlepšil o 12 dní, pretože došlo k menšiemu prepracovaniu. Lekcia: Peniaze + meranie = zmena správania.

Prípad B - Strata IP zo slabých doložiek

Problém: Agent predstavil podobný produkt ako iný kupujúci; Značka našla konkurenčný produkt predaný v inom regióne.

Spôsob: Žiadny NDA, žiadny sľub IP, žiadny zákaz predaja vedeného agentom.

Dôsledok: Mesiace súdnych sporov; Náklady na odvolanie produktu a poškodenie reputácie.

Lekcia: Clear IP & Nonsconter Podmienky s nápravnými prostriedkami nie sú pre majiteľov značiek neobchodovateľné.

 

13. Implementačný plán (prvých 90 dní)

Týždeň 0–2: Zbierka dokumentov, referenčné kontroly, Plán vzorky a FAI.
Týždeň 2–4: Sign Trial Po s SLA, vyberte inšpektor tretej strany pre PSI, nastavte týždennú hlásenie kadencie.
Mesiac 2: Skontrolujte správy QA, upravte KPI, naplánujte audit, ak sú uvedené ukazovatele rizika.
Mesiac 3: Prejdite na kadenciu Multipo, implementujte prehľad Scorecard; Nastavte záložné zdroje, ak sú výkon <kpi.

 

14. Prílohy pripravené na použitie (kopírovanie a pasta)

A. Kontrola kontrolného zoznamu kontroly pred odoslaním (krátka)

Rozmery a tolerancie produktu (na špecifikáciu).

Výsledky funkčných testov (priechod/neúspech).

Počet vizuálnych defektov a fotografie.

Integrita a označovanie obalov (čiarový kód, krajina pôvodu).

Kontrola množstva vs zoznam balení.

Meranie kritických parametrov (hmotnosť, napätie, pevnosť švu).

B. Vzorka šablóny podpisu FAI (jeden odsek)

“Kupujúci potvrdzuje prijatie vzorky prvého článku (ref: [vzorka ID]) v [dátum]. Výroba môže pokračovať, keď kupujúce problémy napísali prijatie FAI. Akákoľvek odchýlka od FAI bude vyžadovať opätovné schválenie.”

C. Rýchle polia Scorecard KPI

Číslo PO | Položka | Plán lode Dátum Skutočný dátum lode Dni neskoro Defekty PSI Akcie podniknuté | Skóre

 

15. Nástroje a služby tretích strán (užší zoznam)

 

Kontrola tretích strán: SGS, Bureau Veritas, Intertek (alebo miestny akreditovaný poskytovateľ).

Auditné rámce: SMETA, SA8000, ISO 14001 pre environmentálne systémy.

Zmluva a spor: Miestny obchodný poradca v Hongkongu / Singapure + arbitrážna doložka.

Integrácia PO/ERP: Zaistite synchronizáciu objednávania a prijímania záznamov s výsledkami inšpekcie.

 

16. Časté otázky 

Ako sa môžem rozhodnúť medzi modelom Komisie a fixným poplatkom pre agenta?
Používajte províziu na jednoduché komodity na nákup a držanie; Použite fixný poplatok, keď potrebujete správu programu, vykazovanie a predvídateľnú kontrolu nákladov.

 

Môže môj agent vykonať všetky inšpekcie, alebo musím trvať na inšpektoroch tretích strán?
Agenti môžu vykonávať rutinné kontroly, ale vyžadujú nezávislé PSI pre vysokorizikové produkty alebo prvé spustenie kľúčov, aby odstránili konflikty záujmov.

 

Aké je vhodné percento zadržania na ochranu pred defektmi?
5–10% zadržiavanie po dobu 30–90 dní je bežné; Kalibrujte s rizikom produktu a realitou peňažných tokov.

 

Potrebujem audit každú továreň každý rok?
Frekvencia auditu by mala byť založená na riziku: noví alebo vysokorizikoví dodávatelia = každých 6–12 mesiacov; nízkorizikové = 12–24 mesiacov.

 

Akú veľkosť vzorky by som mala použiť pre malé pozemky (<500 ks)?
V prípade malých pozemkov použite 10–20% odber vzoriek s 0 toleranciou pre kritické defekty a hlavný AQL nie vyšší ako 2,5.

 

Ako môžem chrániť IP, keď agent tvrdí, že „potrebuje ukázať produkt dodávateľom“?
Použite dvojstupňové zverejnenie: spočiatku ukazujte nekritické špecifikácie; Podpíšte NDA a požadujte, aby dodávateľom vrátili alebo zničili dokumenty o dizajne po citácii.

 

Ak agent zdroje lacnejších častí, ale kvalita klesá, kto platí?
Ak agent nahradil časti bez súhlasu, sú zodpovedné. Vyžadovať písomné schválenie akejkoľvek substitúcie.

 

Čo je rozumná eskalačná cesta pre opakované zlyhania?

Okamžitá čiapka od dodávateľa do 48 hodín; 2) audit tretích strán, ak je nevyriešený; 3) Finančné sankcie alebo ukončenie zmluvy, ak metriky, ktoré sa po dvoch cykloch nestretnú.

 

Mám požadovať, aby agenti udržali vzorky v spise? Ako dlho?
Áno. Uchovávajte hlavné vzorky najmenej 6 mesiacov po odoslaní; V prípade regulovaných položiek ponechajte na zákonné obdobia (skontrolujte miestne zákony).

 

Kedy je rozumné prejsť z získavania zdroja na priame továrenské vzťahy?
Presuňte, keď objemy objednávky odôvodňujú vyhradené zdroje, priame audity a môžete spravovať vzťahy dodávateľov v miestnych časových pásmach alebo prostredníctvom interného tímu.