Prečo záleží na procese obstarávania: Sprievodca podporovaný údajmi

Ak to čítate, už poznáte proces obstarávania záležitosti. Ale medzi poznaním, že je to dôležité a preukázaním jeho hodnoty pre váš finančný riaditeľ - alebo stanovenie rozbitého systému - však poskytuje obrovskú medzeru, ktorá stojí organizácií milióny.

Posunuli sme sa za teóriu. Táto príručka poskytuje dôkazy, rámce a informácie, ktoré je možné vykonať, musíte transformovať obstarávanie z nákladového centra na strategickú zbraň.

 

1.

 

Objasňujeme: Keď povieme „proces v obstarávaní je veľmi dôležitý“, nehovoríme o nasledujúcich byrokratických krokoch. Hovoríme o vytvorení opakovateľného systému, ktorý generuje predvídateľné výsledky.

Čo oddeľuje obstarávanie svetovej úrovne od ostatných?

Organizácie najvyššieho výkonu nielen spracúvajú nákupné objednávky rýchlejšie. Využívajú svoj proces obstarávania na:

• Zamknite priemerné úspory nákladov 8,5% (skupina Hackett)

• Dosahujte 95%+ sadzby dodržiavania predpisov

• Znížte expozíciu rizika dodávok až o 40%

• Skrátenie časov cyklu získavania o 30-50%

Rozdiel nie je v úmysle - implementácia. A táto implementácia začína presne pochopením toho, čo budujete a prečo.

 

2. Dôkazy: Štyri piliere hodnoty obstarávania

 

Pilier 1: Finančný vplyv nad úspory nákladov

Každý hovorí o úsporách, ale zrelé procesy poskytujú hodnotné sofistikované CFO, o ktorých sa skutočne starajú:

 

Optimalizácia prevádzkového kapitálu:

• Predĺžené platobné podmienky dohodnuté prostredníctvom štruktúrovaného dodávateľ

• Zľavy na skorá platba zachytené prostredníctvom zjednodušených faktúr procesov

• Zníženie zásob prostredníctvom lepšieho plánovania dopytu

 

Celkové riadenie nákladov na vlastníctvo (TCO):

Vyhodnotenie štruktúrovaného procesu nad rámec jednotkovej ceny. Zvážte tento príklad výroby:

 

Nákladový prvok	Tradičný prístup	Prístup strategického procesu
Jednotková cena	$100	$105
Náklad	$15	$12 (konsolidované)
Výnos	Miera defektu 8%	Miera chyby 2%
Platobné podmienky	Sieť 30	Sieť 60
Efektívne náklady	$127.40	$119.60

 

„Lacnejší“ dodávateľ v skutočnosti stojí o 6,5% viac, keď zohľadníte celý obrázok.

 

Pilier 2: Zmiernenie rizika, ktoré skutočne funguje

Reaktívny riadenie rizika stojí 3-5x viac ako proaktívna prevencia. Disciplinovaný proces vytvára ochranu prostredníctvom:

 

Dodávateľa preverenie, na čom záleží:

• Monitorovanie finančného zdravia (skóre D&B, história platby)

• Posúdenie geopolitického rizika

• Overenie plánu kontinuity podnikania

• Sledovanie certifikácie dodržiavania predpisov

 

Manažment zmluvy To bráni problémy:

Jeden klient zistil, že 23% aktívnych zmlúv malo doložky o automatickom obnove, ktoré nechceli. Ich „neformálny proces“ ich stál 2,3 milióna dolárov ročne v zbytočnom obnovení.

 

Pilier 3: Dodržiavanie predpisov môžete zmerať

"Tieňové výdavky „nie sú iba problémom s kontrolami - je to finančný únik. Organizácie so zlými procesmi obstarávania zvyčajne vidia:

• 15-25% výdavkov, ktoré sa vyskytujú mimo schválených kanálov

• 40% vyššie výdavky na Maverick v období rýchleho rastu

• 3x Viac porušení dodržiavania predpisov v regulovaných odvetviach

Zdokumentovaný proces s príslušnými kontrolami zvyčajne obnovuje 80-90% nečestných výdavkov do dvoch štvrťrokov.

 

Pilier 4: Strategické vzťahy, ktoré vedú inovácie

Transakčné obstarávanie dostane dnešnú objednávku. Strategické obstarávanie zabezpečuje zajtrajšiu výhodu.

Inovačný plynovod:
Keď sa presúvate za cenové rokovania na štruktúrovaný vývoj dodávateľov, odomknete:

• Spoločné príležitosti na rozvoj produktu

• Exkluzívny prístup k novým technológiám

• Výhody prvého trhu

• Zdieľané iniciatívy neustáleho zlepšovania

Jeden dodávateľ automobilov pripisoval svoj štruktúrovaný inovačný program dodávateľov so 42% svojich patentových podaní počas piatich rokov.

 

3. Náklady na to, aby sa to stalo: Skutočné následky

 

Zlé procesy majú jasné a merateľné vplyvy:

Príklady finančných únikov:

• Technická firma prišla o 4,7 milióna dolárov ročne prostredníctvom neobsadeného softvérového licencie obnovy

• Maloobchodník zaplatil 22% nad trhom logistických služieb v dôsledku fragmentovaného kontraktu

• Výrobca vznikol iba vo výške 850 000 dolárov za urýchlenie poplatkov iba v jednom štvrťroku

Prevádzkové vplyvy:

• 35% dlhší čas na trh pre nové výrobky

• O 50% viac narušení ponuky

• 28% nižšie skóre výkonnosti dodávateľa

ESG Blindspot:
Bez prísneho procesu zostávajú záväzky ESG prázdnymi sľubmi. Jedna spoločnosť v oblasti spotrebného tovaru objavila 60% svojich „udržateľných“ dodávateľov, ktorí pri auditovaní neposkytli základnú dokumentáciu o dodržiavaní predpisov.

 

4. Rámec: Päť zložiek dokonalosti obstarávania

 

Komponent 1: Strategické plánovanie a inteligencia

• Utrácať analýzu, ktorá presahuje kategorizáciu na identifikáciu príležitostí na pákový efekt

• Inteligencia trhu integrovaná do stratégie získavania zdrojov

• Zosúladenie zainteresovaných strán prostredníctvom formálneho riadenia

Implementačný tip: Začnite s 12-mesačnou cestovnou mapou pre správu kategórií, ktorý je v súlade s obchodnými cieľmi, nielen cieľmi obstarávania.

 

Komponent 2: Správa dodávateľov, ktorá prináša výsledky

Odstupňovaný prístup zaisťuje, že zdroje zodpovedajú strategickému významu:

 

Vrstva	Kritériá	Manažérsky prístup
Strategický	10% podľa výdavkov/dopadu	Štvrťročné obchodné recenzie, spoločné plánovanie, inovačné workshopy
Páliť	Vysoké výdavky, nízka diferenciácia	Riadenie výkonnosti, neustále zlepšovanie nákladov
Transakčný	Nízke výdavky, nízke riziko	Zjednodušené procesy, samoobslužné portály

 

Komponent 3: motor na zmluvu o zmluve

Srdce vášho procesu potrebuje prísnosť:

Vývoj RFX To získava výsledky:

• Vážené kritériá v súlade s obchodnými cieľmi (nielen cena)

• Analýza scenára pre rôzne stratégie ocenenia

• Hodnotenia spôsobilosti dodávateľa nad rámec toho, čo je na papieri

Plánovanie vyjednávania, ktoré vyhrá:

Najúspešnejšie rokovania sa uskutočňujú skôr, ako niekto sedí pri stole. Príprava by mala zahŕňať:

• Najlepšia alternatíva k vyjednávanej dohode (Batna)

• Plánovanie koncesie s jasnými kompromismi

• Zarovnanie zainteresovaných strán na pozíciách chôdze

 

Komponent 4: Účinnosť obstarania na platbu

Optimalizácia tejto oblasti zvyčajne generuje 200-300% NI cez:

• Riadenie elektronického katalógu

• Automatizácia trojsmernej zhody

• Programy dynamického diskontovania

 

Komponent 5: Správa výkonnosti so zubami

To, čo sa meralo, sa riadi. Základné metriky zahŕňajú:

• Úspory nákladov ako percento oslovených výdavkov

• Čas obstarávania cyklu podľa kategórie

• Výkon dodávateľa proti SLA

• Miera dodržiavania predpisov

 

5. Váš implementačný plán: Interné prístupy vedené partnerom

 

Cesta A: Budovanie vnútornej dokonalosti

Fáza 1: Hodnotenie (týždne 1-4)

• Vyhodnotenie splatnosti procesu

• Analýza výdavkov a identifikácia príležitostí

• Rozhovory zainteresovaných strán a mapovanie bodov bolesti

Fáza 2: Vývoj stratégie (týždne 5-8)

• Rozvoj stratégie kategórie

• Hodnotenie technológií

• Organizačný dizajn a hodnotenie schopností

Fáza 3: Implementácia (mesiace 3-9)

• Redizajn a dokumentácia procesu

• Implementácia technológie

• Správa zmien a školenie

Fáza 4: Optimalizácia (prebiehajúce)

• Monitorovanie výkonu

• Iniciatívy neustáleho zlepšovania

• Rozvoj schopnosti

 

Cesta B: Kedy zvážiť externú podporu

A obstarávanie dáva zmysel, keď:

• Chýba vám špecifická odbornosť v kategórii

• Vnútorné zdroje sú obmedzené

• Potrebujete rýchlu transformáciu

• Objektívna inteligencia na trhu je kritická

Výber správneho partnera:

• Vyhľadajte preukázané odborné znalosti v kategórii, nielen všeobecné znalosti obstarávania

• Vyžadujú transparentné modely cien v súlade s vašimi výsledkami

• Vyhodnotiť ich technológie a analytické schopnosti

• Požiadajte o konkrétne prípadové štúdie s merateľnými výsledkami

 

6. Z vedomostí k akcii: Vaše ďalšie kroky

 

Pochopenie toho, prečo je záleží na obstarávaní, je východiskovým bodom. Prijatie opatrení je to, čo oddeľuje vedúcich trhu od ostatných.

Okamžité kroky (tento týždeň):

1. Vykonajte rýchlu analýzu výdavkov - aké percento je s preferovanými dodávateľmi?

2. Skontrolujte svojich 5 najlepších zmlúv - rozumiete všetkým podmienkam a dátumom obnovenia?

3. Prieskum Interné zainteresované strany - Aké sú ich najväčšie body bolesti obstarávania?

Strategické plánovanie (nasledujúcich 90 dní):

1. Vypracujte obchodný prípad na zlepšenie procesov pomocou údajov v tejto príručke

2. Vytvorte maticu priorít kategórie na základe výdavkov a strategického významu

3. Stanovte základné metriky pre váš súčasný výkon obstarávania

Stiahnite si našu súpravu nástrojov na hodnotenie zdravia obstarávania

Získajte podrobný kontrolný zoznam, ktorý používame s klientmi na vyhodnotenie zrelosti obstarávania a identifikáciu príležitostí na rýchle vyhrávanie.

[Stiahnite si teraz - Zahŕňa kalkulačku ROI a šablónu obchodných prípadov]

Naplánujte si reláciu stratégie obstarávania

Naši špecialisti vám môžu pomôcť posúdiť váš súčasný stav a vybudovať plán transformácie v 30-minútovej konzultácii.

 

Často kladené otázky: Excelentnosť procesu obstarávania

 

1. Otázka: Ako získame ďalšie oddelenia (napríklad marketing alebo výskum a vývoj), aby sledovali proces obstarávania bez vytvorenia trenia?

Odpoveď: Toto je výzva na riadenie zmien, nie procedurálna výzva. Kľúčom je vložiť sa ako sprostredkovateľ, nie ako vrátnik. Priraďte obchodnými partnermi obstarávania kľúčovým oddeleniam, aby včas porozumeli ich cieľom. Spolupracujúce stratégie kategórií s nimi a používajú ich jazyk-dodržiavanie procesu, ako spôsob, ako „zabezpečiť, že spustenie kampane nie je oneskorené problémami s zmluvami“ alebo „chrániť duševné vlastníctvo počas spolupráce dodávateľov."

 

2. Otázka: Naša spoločnosť je príliš malá pre viacúrovňový dodávateľský program. Aký je minimálny životaschopný proces, ktorý potrebujeme?

Odpoveď: Zamerajte sa na „kritických niekoľkých“. Začnite s povinným dotazníkom dodávateľa pre každého nového dodávateľa nad stanovenou prahovou hodnotou výdavkov. Implementujte jednoduché ústredné úložisko zmluvy (dokonca aj zdieľaná jednotka so štandardnou šablónou). Najdôležitejšie je založiť štvrťročnú obchodnú recenziu s vašimi najlepšími 3-5 dodávateľmi podľa výdavkov alebo dopadu. Zahŕňa to 80% hodnoty s 20% úsilia.

 

3. Otázka: Aké konkrétne klauzuly v zmluve nás najlepšie chránia pred prerušeniami dodávateľského reťazca?

Odpoveď: Okrem štandardnej mocnosti sily trvajte na podrobnom zverejnení plánu kontinuity podnikania a na klauzulách o oprávnenom audítore pre prevádzkovú odolnosť. Zahrňte tiež záväzky na zásobovanie zásob a alternatívne požiadavky na prepravu. Tieto proaktívne klauzuly sú účinnejšie ako doložky o sankcii po už prerušení.

 

4. Otázka: Implementujeme nový softvér na obstarávanie. Ako zabezpečíme, aby ho náš tím skutočne používa a získame návratnosť našej investície?

Odpoveď: Technológia zlyhá bez adopcie. Spustite paralelný pilotný proces (Old Way verzus New Way) na jeden mesiac a kvantitatívne predstavte úspory času. Identifikujte a posilnite „majstrov procesov“ v každom tíme. Najdôležitejšie je integrácia softvéru KPI Do individuálnych výkonnostných cieľov - čo sa meria a odmenené, sa dokončí.

 

5. Otázka: Ako môžeme zmerať vplyv funkcie obstarávania na inovácie, nielen úspory nákladov?

Odpoveď: Sledujte vedúce ukazovatele, nielen zaostávajúce finančné prostriedky. Vytvárajte metriky ako: „Počet prijatých vylepšení produktov spôsobených dodávateľom,„ percento projektov so skorým zapojením dodávateľov “alebo„ zníženie času výskumu a vývoja pripisovaného spolupráci dodávateľa “. To posúva vnímanie obstarávania z výrezov nákladov na tvorcov hodnoty.

 

6. Otázka: Čo robia najbežnejšie chyby, ktoré spoločnosti robia pri pokuse o zlepšenie procesu obstarávania prvýkrát?

Odpoveď: Snažia sa variť oceán. Navrhujú „dokonalý“ proces end-to-end, ktorý je tak zložitý, že sa zrúti pod vlastnou váhou. Najúspešnejšie transformácie začínajú výberom jednej bolestivej kategórie s vysokou viditeľnosťou (napríklad nepredvídaných pracovných alebo marketingových agentúr), úplne opravím tento proces a využitím rýchleho výhry na vytvorenie tempa pre širšie zavádzanie.

 

7. Otázka: Naše žiadosti sú často príliš naliehavé na úplný konkurenčný konanie o ponukových konaniach. Aký je spôsob, ako to zvládnuť?

Odpoveď: Vytvorte vopred schválený protokol „Urgent Treps“. Zahŕňa to udržiavanie preverenej skupiny dodávateľov pre kritické kategórie, ktorí už súhlasili s vopred dohodnutými sadzbami a podmienkami. Ak núdzové zasiahne, môžete z tohto fondu vydať priame ocenenie a zdokumentovať odôvodnenie podľa protokolu „Naliedovia potreby“, ktorý udržiava rýchlosť aj dodržiavanie predpisov.

 

8. Otázka: Ako efektívne integrujeme faktory ESG (environmentálne, sociálne, riadenie) bez toho, aby to bolo iba cvičením „začiarkavacie políčko“?

Odpoveď: Presuňte dotazníky. Integrujte metrík ESG priamo do SCORECARD dodávateľa s zmysluplným váhaním (napr. 15-20% celkového hodnotenia výkonnosti). Vykonajte bodové audity na podskupine kritických dodávateľov. Najdôležitejšie je, že zahŕňajú výkon ESG ako nedosiahnuteľné kritériá brány na obnovenie zmluvy, čo z neho robí obchodný imperatív, nie dodatočnú myšlienku.

 

9. Otázka: Aká je úloha obstarávania v spoločnosti, ktorá sa intenzívne zapája do fúzií a akvizícií (M&A)?

Odpoveď: Obstarávanie je rozhodujúce pre integráciu po fúzii a náležitú starostlivosť. Počas náležitej starostlivosti obstarávanie hodnotí zmluvy o dodávateľoch cieľa, identifikujú záväzky, riziká a synergie zachraňujúce náklady. Po získaní obstarávania vedie úsilie o racionalizáciu kombinovanej základne dodávateľa, využívanie zvýšeného výdavkového výkonu a integruje rôzne procesy na jednu platformu.