Obstarávanie Small Business B2B: Sprievodca outsourcingom a ESG

Ak ste zakladateľom alebo vodcom v malej alebo strednej firme, nosíte nespočetné množstvo klobúkov. Ste vizionár, vedúci predaja a v predvolenom nastavení hlavný úradník pre obstarávanie. To znamená, že pravdepodobne trávite drahocenné hodiny porovnávaním citátov dodávateľov, riadením nákupných objednávok a navigáciou podrobností o zmluve - to všetko sa zaujímate o to, či skutočne získavate najlepšiu hodnotu alebo nevedomky vystavujete svojej spoločnosti riziku.

Toto je univerzálna dilema obstarávania malých podnikov: váš čas a zdroje sú konečné, ale zložitosť nákupu tovaru a služieb nie je. Táto príručka prechádza touto zložitosťou. Nevysvetlíme iba obstarávanie B2B; Poskytujeme jasný a akčný rámec, ktorý vám pomôže rozhodnúť sa, či túto funkciu vybudujeme interne, zadajte ju externe odborníkom alebo využívajte technológiu - a ako vložiť udržateľné postupy od začiatku.

 

Prečo štandardné poradenstvo v oblasti obstarávania zlyhá malé podniky

Väčšina sprievodcov o obstarávaní B2B je napísaná pre veľké korporácie s špecializovanými tímami a rozpočtom na milión dolárov. Pre SMB je realita zásadne iná. Vaše výzvy sú jedinečné:

• Odborná medzera: Nemôžete si dovoliť hlavného úradníka pre obstarávanie, ale zúfalo potrebujete strategické zručnosti v oblasti získavania zdrojov, aby ste sa vyhli preplateniu alebo výberu nespoľahlivých partnerov.

• Dilema objemu: Objemy vašich objednávok vám nemusia udeliť hromadné zľavy, ktoré velia veľkých podnikov, čím sa dostanete na trvalú nákladovú nevýhodu.

• Slepá miesto na dodržiavanie predpisov: Sú vaši dodávatelia eticky zdraví? Sú v súlade s vyvíjajúcimi sa environmentálnymi (E), sociálnymi (S) a riadiacimi (G) predpismi? Pre malý tím je vykonávanie tejto náležitej starostlivosti takmer nemožné, ale reputačné a finančné riziká sú veľmi reálne.

• Time Sink: Hodiny, ktoré trávite manuálnym získavaním, kontrolou a rokovaniam s dodávateľmi, sú hodiny odobraté z rozširovania vášho hlavného podnikania. Náklady na príležitosti sú obrovské.

Pochopenie týchto jedinečných tlakov je prvým krokom k vytvoreniu funkcie obstarávania, ktorá nefunguje iba - vyniká.

 

Okrem nákupu: Čo vlastne moderné služby obstarávania B2B

 

Keď hovoríme o tom " B2B Služby obstarávania „Nehovoríme o jednoduchej službe umiestnenia objednávok. Myslite na profesionálneho agenta obstarávania ako rozšírenie vášho tímu, strategického partnera, ktorý sa zaoberá celým životným cyklom dodávateľského reťazca. Medzi ich hlavné služby patrí:

Strategické získavanie a identifikácia dodávateľa: Nepoužívajú iba Google. Využívajú globálne siete a spravodajské informácie o trhu, aby našli dodávateľov, ktorých by ste nenašli sami, často v nákladovo konkurencieschopných alebo špecializovaných regiónoch.

Vyjednávanie a riadenie zmlúv : Tu si zarobia. Rozumejú celkovým modelom nákladov (nielen jednotkovou cenou) a rokujú o podmienkach, ktoré vás chránia, vrátane kvalitných SLA, platobných podmienok a doložiek o zodpovednosti.

Diverzita dodávateľov a preverenie dodržiavania ESG : Profesionálna služba systematicky vyhodnotí potenciálnych dodávateľov podľa kritérií ESG. Toto nie je len „pekné, čo má mať“; Je to kritické zmiernenie rizika a stratégia tvorby hodnôt. Zaisťujú, že váš dodávateľský reťazec je odolný, etický a v súlade s modernými očakávaniami spotrebiteľov a investorov.

Process Automation & Minte Analytics: Implementujú a spravujú platformy obstarávania, ktoré vám poskytujú viditeľnosť v tom, kam každý dolár ide, identifikujú príležitosti na úspory a zefektívňujú schválenia.

 

The SMB Crossroads: Build, Partner alebo Automate?

 

Toto je najdôležitejšie rozhodnutie, ktoré urobíte. Neexistuje žiadna univerzálna odpoveď, ale profil vašej spoločnosti silne poukazuje na optimálnu cestu. Tu je rozpis vašich troch primárnych možností:

 

 

Možnosť 1: Interný tím pre domácich majstrov

• Najlepšie: Spoločnosti s predvídateľnými potrebami nákupu s nízkym komplexom a niekto na zamestnancov so šírkou pásma a zručnosťami na jeho zvládnutie.

• Realita: Toto sa často stáva „nekologovanou“ úlohou, ktorá spadá na už zaneprázdnené operácie alebo finančný manažér. Bez špecializovaných odborných znalostí vám chýba strategické úspory a nákladné chyby pri výbere dodávateľov.

 

Možnosť 2: Outsourcing na službu obstarávania B2B alebo agenta

• Najlepšie: Drvivá väčšina malých podnikov. Toto je vaša tajná zbraň. Ak máte rastúce alebo zložité výdavky, chýbajú interné odborné znalosti a musíte sa zamerať na svoj hlavný produkt alebo službu, outsourcing je najúčinnejšou a najúčinnejšou cestou.

• Realita: Získate okamžitý prístup k odborným znalostiam a vyjednávacej sile. Premieňate pevné, ťažko riadené nákladové stredisko (platy) na variabilné náklady založené na výkone. Najlepší agenti fungujú na modeli zdieľania zisku, čo znamená, že ich úspech je viazaný na vaše úspory.

 

Možnosť 3: Prijatie a Platforma/softvér B2B

• Najlepšie: Spoločnosti, ktoré už vytvorili základné procesy obstarávania a musia ich efektívne škálovať. Softvér automatizuje objednávanie a schválenie, ale neposkytuje strategickú mozgovú energiu.

• Realita: Platforma je nástroj, nie stratégia. Vyniká pri presadzovaní politík výdavkov a vytvárania viditeľnosti, ale nenájde vás nových, lepších alebo lacnejších dodávateľov samostatne.

 

Váš rozhodovací rámec:

Položte si tieto otázky:

1. Sú naše ročné výdavky na tovar a služby významné (> 500 000 dolárov) a komplexné? (Áno => naklonte sa k službe)

2. Máme zamestnanca so špecializovaným časom a zručnosťami na strategickú správu? (No => nakloniť sa k servisu alebo platforme)

3. Je riadenie ESG/udržateľnosť v našom dodávateľskom reťazci prioritou alebo požiadavkou na dodržiavanie predpisov? (Áno => služba je takmer určite potrebná)

4. Je naša primárna potreba kontrolovať vnútorné výdavky a automatizovať schválenia? (Áno => Platforma môže byť dobrým začiatkom).

Ak ste na otázky 1 alebo 3 odpovedali „áno“, služba obstarávania je vaša najsilnejšia možnosť.

 

Budovanie trvalo udržateľnej stratégie obstarávania: 5-krokový akčný rámec

 

Implementácia a Stratégia trvalo udržateľného obstarávania Nejde o idealizmus; Ide o dlhodobú odolnosť v oblasti podnikania. Tu je návod, ako to urobiť, či už pracujete interne alebo s agentom.

 

 

Krok 1: Interný audit a stanovenie cieľov

Vykonajte analýzu výdavkov. Kam idú vaše peniaze? Potom stanovte inteligentné ciele. Príklad: „Do 18 mesiacov bude 30% našich aktívnych dodávateľov certifikovaných proti našej novej Scorecard ESG a v našom balení znížime plast na jednom použití o 50%."

 

Krok 2: Vypracovať a Kódex správania dodávateľa

Zdokumentujte svoje neobchodné miesta. Malo by sa to týkať environmentálnych postupov (odpadové hospodárstvo, emisie uhlíka), sociálna zodpovednosť (pracovné normy, rozmanitosť a začlenenie) a riadenie (proti úplatkárstvu, etika).

 

Krok 3: Integrujte ESG do Vyhodnotenie dodávateľa

Toto je jadro implementácie. Posunúť sa nad náklady a kvalitu. Vytvorte výsledkovú kartu dodávateľa, ktorá obsahuje:

• Environmentálny: Majú systém environmentálneho riadenia? Môžu informovať o svojej uhlíkovej stope?

• Spoločenský: Môžu preukázať vo svojich zariadeniach spravodlivé mzdy a bezpečné pracovné podmienky?

• Riadenie: Sú transparentné týkajúce sa vlastníctva a obchodných praktík?

 

Krok 4: Vykonajte so svojím partnerom
Ak používate agenta obstarávania, tu sa ujme vedenia. Použijú vašu výsledkovú kartu na premietanie nových dodávateľov a vykonávanie auditov na existujúcich. Ak ste interní, musíte tieto kritériá systematicky uplatňovať na všetky nové udalosti v oblasti získavania zdrojov.

Krok 5: Monitorujte, vykazujte a optimalizovať
Sledujte svoj pokrok s jasnými KPI. Kľúčové metriky zahŕňajú:

• % výdavkov s dodávateľmi kompatibilnými s ESG

• Zníženie uhlíkovej stopy v dodávateľskom reťazci

• Výdavky na rozmanitosť dodávateľov (napr. % S menšinami/podnikami vo vlastníctve žien)

• Počet nedodržaných auditov

Pravidelné podávanie správ vám udržuje zodpovednosť a umožňuje vám rozprávať výkonný príbeh svojim zákazníkom a investorom.

 

Výber vášho partnera B2B obstarávania: Základný kontrolný zoznam preverenia

 

 

Nie všetky služby obstarávania sú vytvorené rovnocenné. Potrebujete partnera, nielen predajcu. Tento kontrolný zoznam použite počas svojho výberového procesu:

1. Osvedčená skúsenosť s SMB: „Môžete poskytnúť 2-3 prípadové štúdie od podnikov našej veľkosti av našom priemysle?“ Vyhľadajte hmatateľné výsledky - špecifické percento úspor alebo vylepšenia procesov.

2. Schopnosti trvalo udržateľného zdroja: „Prejdite ma svojím procesom na previerku poverení ESG dodávateľa. Môžete zdieľať vzorku dotazníka o hodnotení dodávateľa?“ Ich odpoveď by mala byť podrobná a mala by byť riadená metodológia.

3. Technológia a transparentnosť: „Aký druh platformy na podávanie správ a výdavkov na analýzu poskytujete? Môžem vidieť ukážkový informačný panel?“ Potrebujete viditeľnosť v reálnom čase, nielen mesačnú správu PDF.

4. Zarovnanie štruktúry poplatkov: „Je váš model cien transparentný? Pracujete na základe zisku viazaného na úspory, ktoré poskytujete?“ Tým sa ich stimuly prispôsobia priamo s vaším úspechom.

5. Kultúrne fit a komunikácia: „Kto bude našim každodenným kontaktom? Aké sú vaše štandardné časy odozvy?“ Vstupujete do úzkeho partnerstva; Musíte sa cítiť istí svojou spoľahlivosťou a komunikačným štýlom.

 

Váš akčný plán: Ďalšie kroky na dokonalosť obstarávania

 

Vedomosti sú teraz vaše. Je čas konať. Tu je váš jednoduchý, trojstupňový plán:

1. Vykonajte rýchle sebahodnotenie: Na upevnenie svojho smeru použite vyššie uvedený rozhodovací rámec. Pre väčšinu SMB to bude poukazovať na skúmanie špecializovaných služieb obstarávania.

2. Vypracujte užší zoznam: Na základe kontrolného zoznamu preverenia identifikujte 2-3 potenciálnych partnerov v oblasti obstarávania. Vyhľadajte tých, ktorí hovoria dôveryhodne o oboch úsporách nákladov a Udržateľné, etické získavanie.

3. Spustite konverzáciu: Oslovte počiatočné konzultácie. Dobrý partner bude klásť dôkladné otázky týkajúce sa vašich obchodných cieľov a výziev, nielen okamžite stlačte generický balík služieb.

 

Vaše otázky týkajúce sa služieb obstarávania B2B odpovedali

 

Máte otázky. Dostaneme to. Rozhodnutie pracovať s a obstarávanie je veľký krok a je normálne mať niekoľko obáv. Sme tu, aby sme veci vyčistili.

Tu sú odpovede na niektoré z najbežnejších otázok, ktoré dostávame.

 

1. Otázka: Ako dlho to zvyčajne trvá na palube so službou obstarávania a začnite vidieť výsledky?

A: Aby som bol úprimný, nemali by ste očakávať kúzlo cez noc, ale nemali by ste tiež čakať mesiace. Typický proces na palube-kde sa učíme vaše podnikanie, analyzujeme vaše výdavky a integrujeme sa do vašich systémov-vedie asi 2-4 týždne. Často uvidíte úspory „Quick-Win“ v priebehu prvých 30-60 dní na ľahko obchodovateľných položkách, zatiaľ čo zložitejšie strategické projekty získavania zdrojov môžu úplne optimalizovať 3-6 mesiacov.

 

2. Otázka: Čo ak už máme nejakých dodávateľov, ktorých milujeme? Sme nútení ich nahradiť?

A: Tu je vec: Naším cieľom je optimalizovať váš dodávateľský reťazec, nie strhnúť to, čo už funguje. Vždy začneme vykonaním dôkladnej kontroly vášho existujúceho Dodávateľské vzťahy . Ak súčasný partner funguje dobre za náklady, kvalitu, a Spoľahlivosť, obhajujeme ich, aby sme ich udržali. Našou úlohou je potvrdiť ich výkon, nie automaticky ich nahradiť.

 

3. Otázka: Sme vo veľmi výklenku. Ako si môžete byť istí, že rozumiete našim konkrétnym potrebám?

A: Toto je fantastická otázka. Aj keď možno nebudeme odborníkmi na váš konkrétny produkt v prvý deň, sme absolútnymi odborníkmi v spracovanie riadenia obstarávania a dodávateľského reťazca. Inými slovami, vieme, ako nájsť, veterinári a rokovať s dodávateľmi bez ohľadu na priemysel. Stávame sa študentmi vášho podnikania a rýchlo sa ponoríme do krajiny vášho odvetvia, aby sme našli najlepších partnerov pre vás.

 

4. Otázka: Ako zvládate dôverné informácie, ako sú naše návrhy produktov alebo finančné údaje?

A: Vaša dôvernosť je nedostupná. Každý renomovaný partner obstarávania bude mať pred zdieľaním jedného dokumentu zavedenú robustnú dohodu o nezverejnení (NDA). Ďalej vám odporúčame opýtať sa na ich protokoly o bezpečnosti údajov. Napríklad používame zabezpečené, šifrované platformy pre všetky zdieľanie súborov a komunikáciu, aby sme zaistili, že váš duševný majetok zostáva sám.

 

5. Otázka: Je táto služba iba pre produktové podniky, alebo môžu mať úžitok aj spoločnosti založené na službách?

A: Bežná mylná predstava! Aj keď so spoločnosťami, ktoré zdobia fyzické tovary, robíme veľa práce, podniky založené na službách majú potrebu „obstarávania služieb“. Zahŕňa to všetko od zdrojov IT a marketingových agentúr až po služby v oblasti správy zariadení a poradenských služieb. Zásady strategického vyjednávania, riadenia dodávateľov a preskúmania zmluvy sa tam tiež platia.

 

6. Otázka: Čo sa stane, ak existuje problém s dodávateľom, ktorý ste odporučili? Kto to zvláda?

A: Robíme. Jednou z najväčších hodnôt toho, že má agenta agenta, je to, že konáme ako vaše oddané styčko. Ak dôjde k oneskoreniu kvality alebo problémom s prepravou, prídete k nám. Využívame náš vzťah s dodávateľom, aby sme problém rýchlo vyriešili vo vašom mene, čím vám ušetrí stres a čas na priame riešenie konfliktu.

 

7. Otázka: Pracujete s podnikami, ktoré majú veľmi nízke ročné výdavky?

A: Úprimne povedané, často existuje minimálna úroveň výdavkov na to, aby sa naša angažovanosť mohla pre nás oboch finančne uskutočniť, pretože náš vplyv je spojený s objemom, ktorý spravujeme. „Nízka“ je však relatívna. Spolupracovali sme so startupmi a smbbmi s ročnými výdavkami až 250 000 dolárov, kde sme identifikovali významný odpad. Najlepším spôsobom, ako zistiť, je mať rýchlu konverzáciu o svojich číslach.

 

8. Otázka: Ako sa meria váš výkon nad rámec úspor nákladov?

A: Úspory nákladov sú najviditeľnejšou metrikou, ale nie je to jediné. Sledujeme a podávame správy o kľúčových ukazovateľoch výkonnosti (KPI) čas obstarávania cyklu (ako rýchlo dostanete to, čo potrebujete), Výkonnostné karty dodávateľa (kvalita a včasné doručenie) a Zvýšenie efektívnosti procesu (Koľko z času vášho tímu sme sa uvoľnili). To všetko prispieva k vášmu spodnému riadku.

 

9. Otázka: Môžete nám pomôcť, ak je naším hlavným cieľom nájsť miestnych dodávateľov, nie medzinárodných?

A: Absolútne. Našou úlohou je vykonať váš stratégia. Ak je vašou prioritou vybudovať miestny, odolný dodávateľský reťazec na zníženie emisií prepravy alebo podporu vašej komunity, stáva sa to našimi primárnymi kritériami získavania zdrojov. Máme nástroje na nájdenie a veterinári vysoko kvalitných miestnych a domácich dodávateľov rovnako efektívne ako medzinárodní.

 

10. Otázka: Čo je to, čo je väčšina firiem prekvapená po tom, čo s vami začnú pracovať?

A: Mnoho vodcov je prekvapených pocitom úľavy a znovuzískanej kontroly. Očakávajú, že ušetria peniaze, ale vždy neočakávajú úplnú mentálnu šírku pásma, ktorú dostanú späť. Zrazu sa nestarajú o drámu dodávateľa alebo sa snažia o nákupy na poslednú chvíľu. Majú jasný informačný panel a odborný tím, ktorý to všetko spravuje, čo im umožňuje lepšie spať v noci a sústrediť sa na rast.