Aké sú štyri typy obstarávania? Usmernenia a priemyselné prípady

Ak vaša spoločnosť potrebuje kúpiť suroviny, predplatné softvéru, čistiace služby a novú kancelársku budovu, používate to isté obstarávanie pre všetky z nich? Ak ste odpovedali nie, už uznávate, že rôzne nákupy vyžadujú rôzne stratégie - či si to uvedomíte alebo nie.

Pochopenie štyroch typov obstarávania nie je iba akademická teória. Je to základ pre optimalizáciu vašich výdavkov, riadenie rizika a riadenie skutočnej strategickej hodnoty. Rozložme, čo každý typ skutočne znamená a ako ich aplikovať vo vašej organizácii.

 

 

Vyčistenie zmätku: Definované 4 typy obstarávania

 

Väčšina diskusií o obstarávaní sa to zhoršuje nadmerným zjednodušením. Tu je to, čo skutočne potrebujete vedieť:

Priame obstarávanie : Veci zarábajúce peniaze
To je to, čo ide do vášho konečného produktu alebo služby. Ak ste výrobca, sú to vaše suroviny. Ak ste reštaurácia, sú to vaše potravinové prísady. Ak ste softvérová spoločnosť, je to vaša cloudová infraštruktúra, ktorá priamo podporuje váš produkt.

Tu je dohoda: Priame obstarávanie priamo ovplyvňuje vaše príjmy. Keď sa tieto zásoby zastavia, vaša výroba sa zastaví. Preto to vyžaduje strategické vzťahy s dodávateľmi , nielen transakčný nákup.

Nepriame obstarávanie : Výdavky „Udržujte svetlá“
To je všetko, čo udržuje vašu firmu v prevádzke, ale neskončí vo vašom konečnom produkte. Myslite na kancelárske potreby, verejné služby, zariadenia na údržbu a predplatné softvéru ako Slack alebo Microsoft Office.

Výzva? Tieto výdavky sú často roztrieštené naprieč oddeleniami a chýba im viditeľnosť. Ale tu je príležitosť: strategické riadenie nepriameho obstarávania môže priniesť rýchle výhry a významné úspory nákladov.

Obstarávanie služieb: odborné znalosti, ktoré nemáte interne
Zahŕňa to všetko od poradenských a marketingových agentúr až po dočasných zamestnancov a špecializovaných dodávateľov. Veľký rozdiel? Kupujete vedomosti a výsledky, nie fyzické produkty.

Kľúč s obstarávanie služieb Je to, že riadite výstupy a vzťahy, nie inventár. Vyžaduje si to rôzne zmluvy, rôzne metódy hodnotenia a rôzne prístupy riadenia vzťahov.

Obstarávanie kapitálových výdavkov (CAPEX): Veľké investície
Toto je váš dlhodobý nákup aktív-budovanie nového zariadenia, nákup hlavného vybavenia alebo podnikových softvérových systémov. Tieto rozhodnutia majú viacročné finančné dôsledky a zvyčajne si vyžadujú schválenie výkonných pracovníkov.

Čo robí Capex odlišným? Proces hodnotenia je dlhší, podiely sú vyššie a robíte rozhodnutia, ktoré ovplyvnia vaše podnikanie v nasledujúcich rokoch.

 

Prostredníctvom priemyselného objektívu: aplikácie v reálnom svete

 

Teória je pekná, ale ako to skutočne funguje v rôznych odvetviach? Ukážem ti.

 

Vo výrobe:

• Priamy: oceľ, plastové živice, elektronické komponenty

• Nepriame: bezpečnostné vybavenie, strojové mazivá, zásoby údržby v továrni

• Služby: Oprava zariadení, logistika a preprava, dočasná práca

• CAPEX: priemyselné roboty, stroje výrobnej línie, rozšírenie skladu

Technológia:

• Priamy: Zdroje cloud computingu, hardvér dátového centra pre produkty orientované na zákazníka

• Nepriamy: kancelársky nábytok, softvér na produktivitu, obedové obedy

• Služby: Dodávatelia vývoja softvéru, audity kybernetickej bezpečnosti, agentúry digitálneho marketingu

• CAPEX: Firemné ústredie, konštrukcia dátového centra, hlavné licencie softvérovej platformy

V zdravotníctve:

• Priamy: Pharmaceutiká, chirurgické nástroje, lekárske implantáty

• Nepriame: administratívne zásoby, čistiace služby, linaly pacientov

• Služby: údržba zdravotníckych zariadení, dočasný ošetrovateľský personál, IT podporuje

• CAPEX: MRI stroje, výstavba nemocníc krídla, elektronické zdravotné záznamy

Vzorec je tu rozhodujúci: Váš priemysel určuje, ktorý typ obstarávania si zaslúži najväčšiu pozornosť a zdroje.

 

Skratka pre malé podniky: Zjednodušený prístup

 

 

Ak ste v menšej organizácii, model štyroch typov sa môže cítiť ohromujúci. Tu je návod, ako to prispôsobiť:

Pravidlo 80/20 pre obstarávanie:
Zamerajte sa 80% vášho úsilia na 20% výdavkov, ktoré by mohli skutočne ublížiť vášmu podnikaniu, ak by boli nesprávne spravované.

Tri zjednodušené kategórie:

1. Zarábanie peňazí (Vaša verzia priameho obstarávania)

   • Čokoľvek, čo priamo ovplyvňuje vašu schopnosť dodávať zákazníkom

   • Spravujte so strategickými vzťahmi dodávateľov a plány zálohovania

2. Obchodné náležitosti (Kombinácia nepriamych a služieb)

   • Všetko potrebné na spustenie vašich operácií

   • Zamerajte sa na konsolidáciu a efektívnosť

3. Investície meniace sa (Váš capex)

   • Hlavné nákupy, ktoré budú rásť alebo transformovať vaše podnikanie

   • Vyžadujte dôkladnú analýzu NI a výkonný vstup

Videl som, že malé spoločnosti ušetria 15-20% na ich celkových výdavkoch iba implementáciou tohto jednoduchého kategorizácie.

 

Obstarávanie s účelom: integrácia udržateľnosti

 

Dnes každé rozhodnutie o obstarávaní má environmentálne a sociálne dôsledky. Tu je návod, ako vybudovať udržateľnosť do každého typu obstarávania:

Za priame obstarávanie:
Opýtajte sa svojich dodávateľov: „Aká je vaša uhlíková stopa na výrobu týchto materiálov?“ a „Môžete poskytnúť transparentnosť pracovných postupov dodávateľského reťazca?"

Za nepriame obstarávanie:
Vyberte si dodávateľov, ktorí ponúkajú udržateľné alternatívy-napríklad recyklované kancelárske potreby alebo energeticky efektívne vybavenie. Malé zmeny sa tu rýchlo sčítajú.

Za obstarávanie služieb:
Vyhodnoťte potenciálnych partnerov v oblasti politík rozmanitosti, postupov spravodlivých miezd a environmentálnych záväzkov. Ich hodnoty sa stávajú rozšírením vašej značky.

Pre Kapitálové výdavky:
Pri hodnotení urobte kľúčové kritériá energetickej účinnosti a vplyvu na životné prostredie. Toto nové výrobné vybavenie by sa malo posudzovať z hľadiska nákladov aj na výrobu uhlíka.

Najlepšia časť? Udržateľné obstarávanie Často je v súlade s nákladmi na úsporu. Energeticky efektívne vybavenie stojí menej na prevádzku. Etickí dodávatelia majú zvyčajne lepšiu udržanie a kvalitu.

 

Váš štvorstupňový akčný plán: od teórie po výsledky

Poznanie kategórií je jedna vec - ich implementácia je ďalšia. Tu je vaša cestovná mapa:

Krok 1: Vykonajte a Analýza výdavkov
Vytiahnite údaje z účtovného systému za posledných 12 mesiacov. Kategorizujte každý významný nákup. Pravdepodobne objavíte vzory výdavkov, ktoré ste si nikdy nevšimli.

Krok 2: Mapujte na štyri typy
Priraďte každú kategóriu výdavkov jednému zo štyroch typov obstarávania. To samo osebe odhalí, kde je potrebné zamerať vašu pozornosť.

Krok 3: Vypracujte stratégie kategórií

• Priamy: Zamerajte sa na vzťahy dodávateľov a riadenie rizík

• Nepriame: Efektívnosť a konsolidácia pohybu

• Služby: Zdôraznite jasné výstupy a metriky výkonu

• CAPEX: Implementujte prísne hodnotenie a analýzu návratnosti investícií

Krok 4: Implementovať a vylepšiť
Najskôr začnite s kategóriami najvyšších platí. Trénujte svoj tím, vytvorte nové procesy a zriadte pravidelné cykly kontroly.

 

Meranie toho, na čom záleží: KPI pre každú kategóriu

 

Nemôžete vylepšiť to, čo nemeriate. Tu sú kľúčové metriky pre každý typ obstarávania:

KPI s priamym obstarávaním:

• Sadzby vady dodávateľa

• Výkon včasného doručenia

• Celkové náklady na vlastníctvo (nielen kúpna cena)

Nepriame obstarávanie KPI:

• Efektívnosť procesu (čas cyklu objednávky)

• Dodržiavanie preferovaných dodávateľov

• Úspory nákladov v porovnaní s predchádzajúcimi obdobiami

Služby obstarávanie KPI:

• Dodržiavanie dohody o úrovni služieb (SLA)

• Spokojnosť vnútorných zainteresovaných strán

• Dodržiavanie rozpočtu

Kapitálové výdavky KPI:

• Dokončenie projektu včas a rozpočet

• Návratnosť investícií verzus projekcie

• Miera využívania aktív

 

Váš súbor nástrojov na transformáciu bezplatného obstarávania

 

To by sa mohlo cítiť ako veľa na implementáciu, a preto sme vytvorili nástroje na to, aby boli praktické.

[Stiahnite si svoj bezplatný nástroj na klasifikáciu obstarávania]

Dostanete:

• Šablóna výdavkov (Excel) - Ak chcete kategorizovať svoje súčasné výdavky

• Hodnotenie dodávateľa - Pre objektívne porovnanie dodávateľov

• Posúdenie kontroly zdravia obstarávania - Identifikácia vašich najväčších príležitostí

• Kontrolný zoznam implementácie - Takže vám neuniknú žiadne zásadné kroky

Toto sú presne rovnaké nástroje, ktoré používame s našimi klientmi, aby sme im pomohli vybudovať prvotriedne operácie obstarávania.

 

Vaše ďalšie kroky

Začnite s jednou oblasťou. Vyberte si kategóriu s najvyššou platnosťou a použite príslušnú stratégiu. Poznatky, ktoré získate, pravdepodobne zaplatia za úsilie v prvých mesiacoch.

Pamätajte, že cieľom nie je dokonalosť - je to pokrok. Každý krok, ktorý urobíte smerom k strategickejšiemu riadeniu obstarávania, prinesie výnosy zloženia.

Ste pripravení transformovať svoj prístup obstarávania? Stiahnite si svoju bezplatnú nástrojovú súpravu vyššie, alebo ak by ste chceli prispôsobené pokyny, [naplánujte si bezplatnú konzultáciu s našimi odborníkmi v oblasti obstarávania]. Pomôžeme vám uplatniť tieto rámce do vášho konkrétneho obchodného kontextu.

 

Často kladené otázky: Zvládnutie kategorizácie obstarávania

 

1. Otázka: Ako zvládneme nákupy, ktoré sa zdajú byť zmestené do viac ako jednej kategórie?

A: To je bežné. Kľúčom je identifikovať primárny obchodný účel . Napríklad nákup notebookov pre vašich nových vývojárov softvéru je Smerovať obstarávanie, ak budujú váš produkt, ale Nepriamy Ak sú pre tím HR. Vytvorte jednoduché pravidlo: „Ktorú riadkovú položku P&L to stojí za podporu?“ To zvyčajne objasňuje kategóriu.

 

2. Otázka: Naša spoločnosť rýchlo rastie. V akom okamihu by sme mali formálne oddeliť správu týchto rôznych typov obstarávania?

A: Dobrým pravidlom je, že keď vaše ročné výdavky dosiahne bod, keď 10% úspory v ktorejkoľvek kategórii by odôvodnilo vyhradenú úlohu na čiastočný úväzok. Pre väčšinu podnikov je to okolo 5-10 miliónov dolárov ročných výdavkov. Predtým použite zjednodušený model s tromi kategóriami, ale priradte „vlastníkovi“ pre každého vo svojom existujúcom tíme.

 

3. Otázka: Ako získame ďalšie oddelenia (napríklad marketing alebo výskum a vývoj), aby sledovali tieto kategórie obstarávania?

A: Neučte sa s rámcom obstarávania. Namiesto toho s nimi spolupracujte s cieľom vyriešiť ich problémy. Pokiaľ ide o marketing, obstarávanie služieb rámcov ako spôsob, ako dosiahnuť lepšie výsledky zo svojich agentúr. Pokiaľ ide o výskum a vývoj, priame obstarávanie rámcov ako spôsob, ako zabezpečiť, aby sa nikdy nedostali z kritických materiálov. Keď vidia hodnotu svojich cieľov, nasleduje adopcia.

 

4. Otázka: Sme nezisková organizácia. Vzťahujú sa na nás tie isté kategórie?

A: Absolútne, ale zameranie sa posúva. Vaše „priame“ obstarávanie môže byť materiály súvisiace s programom. „Capex“ by mohla byť novou budovou pre komunitné služby. Rámec je univerzálny, ale vaša stratégia pre každý typ bude poháňaná vašimi poslaním a požiadavkami darcu, nie ziskovými maržami.

 

5. Otázka: Aké je najväčšie riziko, že sa tieto kategórie mýlia?

A: Nesprávne pridelenie zdrojov a talentov. Najbežnejšou chybou je zaobchádzanie s vysokorizikovým priamym obstarávaním, ako je jednoduché, transakčné nepriame obstarávanie. To môže viesť k narušeniam dodávateľského reťazca, ktoré zastaví vaše operácie. Naopak, nadmerné inžinierstvo procesu pre nepriame nákupy s nízkou hodnotou vytvára zbytočnú byrokraciu a spomaľuje váš tím.

 

6. Otázka: Ako by malo naša vyjednávacia stratégia líši sa v týchto kategóriách?

A: Váš prístup by sa mal výrazne líšiť:

• Priamy: rokujte o dlhodobých partnerstvách a spoločnom riziku.

• Nepriame: rokujte o objemových zľavách a efektívnosti.

• Služby: rokujte o jasných výstupoch, KPI a flexibilite.

• CAPEX: Vyjednávajte o podpore životného cyklu, záruk a odolnosti proti budúcnosti.

 

7. Otázka: Môže jeden dodávateľ spadnúť do viacerých kategórií obstarávania?

A: Áno, a to je znak silného strategického partnera. Napríklad poskytovateľ technológií môže byť priamym dodávateľom cloudovej infraštruktúry, poskytovateľom služieb na implementáciu a predajcom CAPEX pre hlavnú licenciu softvéru. V týchto prípadoch riadte vzťah holisticky, ale rokujte s každým druhom výdavkov s primeranou stratégiou.

 

8. Otázka: Ako ovplyvňujú globálne operácie tento model kategorizácie?

A: Kategórie zostávajú rovnaké, ale vaše vykonanie sa bude líšiť podľa regiónu. Miestne nariadenia, kultúrne normy a vyspelosť trhu ovplyvnia spôsob riadenia každého typu. Globálna stratégia jednej veľkosti často zlyháva. Rámec vám poskytuje konzistentný spôsob analýzy a prispôsobenia vášho prístupu pre každý región.

 

9. Otázka: Akú úlohu by mala technológia zohrávať pri riadení týchto rôznych typov?

A: Váš technický zásobník by mal podporovať jedinečný pracovný tok každej kategórie. Nenúťte jeden nástroj, aby robil všetko. Môžete použiť:

• Sofistikovaná platforma S2P pre Direct a Capex.

• Zjednodušený, užívateľsky prívetivý systém P-kariet pre nepriamych.

• Špecializovaná zmluva a nástroj na správu SOW pre služby.

 

10. Otázka: Ako zmeráme celkový úspech implementácie tohto kategorizovaného prístupu?

A: Okrem KPI špecifických pre kategóriu sledujte metametrické predmety:

• Čas cyklu: Robíme rozhodnutia rýchlejšie v každej kategórii?

• Spokojnosť zainteresovaných strán: Sú interní klienti šťastnejší s podporou, ktorú dostávajú?

• Vyhýbanie sa nákladom: Predchádzame zlým nákupom, nielen získame nižšie ceny?

• Zníženie rizika: Mali sme menej narušení ponuky alebo problémov s dodržiavaním predpisov?