4 typy nákupu: strategický a taktický sprievodca pre moderné obstarávanie​

Opýtajte sa „Aké sú štyri typy nákupu?“ A často dostanete jednu z dvoch odpovedí: zoznam kategórií obstarávania alebo zoznam typov objednávok. Pravda je, že na zvládnutie obstarávania musíte porozumieť obom.

Nákup nie je jediným činom; Je to dvojvrstvová funkcia. Strategická vrstva ( čím kupujete a dôvod ) určuje váš prístup k dodávateľom a riziká. Taktická vrstva ( ako Vykonáte nákup) určuje vašu prevádzkovú efektívnosť a kontrolu.

Táto príručka rozoberie obe vrstvy a vysvetlí štyri strategické typy obstarávania a štyri typy nákupných objednávok používaných na ich konanie. Nakoniec budete vedieť nielen to, čo sú, ale ako ich strategicky spárovať, aby ušetrili peniaze, znížili riziko a zefektívnili vaše operácie.

​Kľúčové cesty:​​

Stratégia obstarávania je rozdelená na štyri základné typy: priame, nepriame, služby a kapitál.

Vykonanie obstarávania sa spravuje prostredníctvom štyroch primárnych nákupných objednávok: štandard, plánovaná, prikrývka a zmluva.

Zarovnanie správneho typu PO s vašou stratégiou obstarávania je kľúčom k dokonalosti prevádzky.

Nepriame obstarávanie a obstarávanie služieb sú hlavnými cieľmi pre úsporu nákladov a automatizáciu procesov.

Obstarávanie kapitálu si vyžaduje jedinečný a prísny proces mimo štandardného po.

 

Časť 1: Nadácia: Stratégia obstarávania verzus taktické vykonanie

​

Predtým, ako uvedieme tieto typy, musíme objasniť kritické rozlíšenie.

​Obstarávanie je komplexný, end-to-end strategický proces Získanie tovaru a služieb Potrebná, aby organizácia fungovala a rástla. Zahŕňa identifikačné potreby, získava dodávateľov, vyjednávajú zmluvy, riadi vzťahy a zabezpečuje hodnotu. Je to funkcia riadenia.

Objednávka (PO) je špecifický taktický nástroj​ v rámci proces obstarávania. Je to formálny, právne záväzný dokument vydaný dodávateľovi na vykonanie nákupu podľa dohodnutých podmienok. Je to transakčný dokument.

Premýšľajte o tom takto: Obstarávanie je celý plán kampaní (stratégia), zatiaľ čo nákupná objednávka je špecifickým príkazom, ktorý sa udeľuje jednotkám na zachytenie kopca (taktika). Obaja potrebujete, aby ste vyhrali.

 

Časť 2: 4 strategické typy obstarávania („Čo a prečo“)​

​

Táto klasifikácia je založená na tom, čo kupujete, a jej dopad na vaše podnikanie.

 

​1. Priame obstarávanie: Lifeblood výroby​

​Čo to je: akvizícia suroviny, komponenty a tovar, ktorý je priamo začlenený do výrobkov, ktoré vyrába a predávate.

​Hĺbkové podrobnosti:​​

​Vplyv: Priamo koreluje s vašimi nákladmi na predaný tovar (COGS) a hrubými ziskovými maržami. Uloženie 10% tu ide priamo k vášmu spodnému riadku.

​Zameranie na správu: Vysoko závislé od riadenia dodávateľského reťazca (SCM). Kľúčovými prioritami sú spoľahlivosť dodávateľov, zabezpečenie kvality, objemové ceny a minimalizácia rizika narušenia dodávateľského reťazca. Tu sa často používajú modely inventára just-in-time (JIT).

​Príklad v reálnom svete: Výrobca automobilového nákupu ocele, motorov a elektronických riadiacich jednotiek (ECUS). Pekáreň nakupujúca múku, cukor a droždie.

​Prečo je to jedinečné: tieto výdavky sú kritické. Zlyhanie v priamom obstarávaní môže úplne zastaviť výrobné linky.

 

​2. Nepriame obstarávanie: motor operácií​

​Čo to je: Získanie tovaru a služieb, ktoré podporujú každodenné operácie, ale nie sú súčasťou hotového produktu. Tiež známe ako MRO (údržba, opravy a operácie).

​Hĺbkové podrobnosti:​​

​Dopad: Aj keď nie je priamo spojený s príjmami, neefektívnosť tu ničí ziskovosť prostredníctvom nekontrolovateľných výdavkov na Maverick a administratívnym odpadom.

​Zameranie na správu: Táto kategória je často roztrieštená naprieč oddeleniami (IT, zariadenia, HR). Cieľom je konsolidovať výdavky, presadzovať politiku a využívať objemové zľavy pre bežné položky, ako sú kancelárske potreby alebo softvérové ​​licencie.

​Príklad v reálnom svete: notebooky pre nové nájomné, školské služby pre kancelárie, priemyselné mazivá pre údržbu strojov, predplatné SaaS ako Salesforce alebo Microsoft Office.

​Prečo je jedinečný: často je neviditeľný. 100OrPaymentDirectMaterialSisughTimMedthMereneth.A100 Preplatenie na mesačnom predplatnom SaaS môže byť roky bez povšimnutia.

 

​3. Obstarávanie služieb: Získanie odborných znalostí, nie produkty​

​Čo to je: strategické získavanie a riadenie odborných znalostí, práce a špecializovaných služieb tretích strán.

​Hĺbkové podrobnosti:​​

​Vplyv: Ide o výsledky a intelektuálny kapitál, nie fyzické aktíva. Zvládanie tohto dobre znamená získať správne odborné znalosti v správnom čase bez režijných nákladov zamestnanca na plný úväzok.

​Zameranie na správu: Cornerstone je dohoda o úrovni služieb (SLA). Výkon sa meria proti KPI definovaným v SLA, nielen dodávka fyzickej jednotky. Vyžaduje si robustné riadenie výkonnosti dodávateľa.

​Príklad v reálnom svete: Najímanie poradenskej spoločnosti v oblasti riadenia (napr. McKinsey), zapojenie agentúry pre digitálny marketing, zmluvných vývojárov softvéru na voľnej nohe alebo outsourcing právneho poradcu.

​Prečo je jedinečný: hodnota je nehmotná a kvalita je subjektívna. Zlabo napísaná prasnica (vyhlásenie o práci) alebo SLA vedie k sporom, nadmernému oslobodeniu a neuspokojivým výsledkom.

 

​4. Obstarávanie kapitálu: dlhodobé investície​

​Čo to je: nadobudnutie aktív s vysokou hodnotou a dlhou životnosťou, ktoré sa vyrábajú z súvahy a odpisujú sa počas ich životnosti.

 

​Hĺbkové podrobnosti:​​

​Dopad: Jedná sa o kapitálové výdavky (CAPEX), ktoré ovplyvňujú finančné výkazy spoločnosti roky. Rozhodnutia si vyžadujú prísnu finančnú analýzu a súhlas na vysokej úrovni.

​Zameranie na správu: Hodnotenie je založené na celkových nákladoch na vlastníctvo (TCO) - nielen kúpnej ceny, ale inštaláciou, údržbou, spotrebou energie a nákladom na likvidáciu. Výpočty NI sú povinné.

​Príklad v reálnom svete: Nákup stroja CNC pre továreň, kúpu flotily vozidla spoločnosti, výstavbu nového skladu alebo investovanie do masívneho podnikového servera.

​Prečo je jedinečný: proces je menej o POS a viac o formálnom procese schvaľovania kapitálu, ktorý sa často týka RFP, schválenia správnej rady a zložitých dohôd o financovaní alebo lízingu.

 

​ Strategické typy obstarávania na prvý pohľad​

 

Typ	Zameranie	Dopad	Kľúčová metrika
​Smerovať​	Suroviny na výrobu	Náklady na predaný tovar (COGS)	Spoľahlivosť dodávateľa, kvalita
​Nepriamy​	Tovar na prevádzku (MRO)	Prevádzková efektívnosť	Utrácať v správe
​Služby​	Odbornosť a práca	Výsledky projektu	Performance SLA, NI
​Hlavný​	Dlhodobé aktíva	Súvaha, capex	Celkové náklady na vlastníctvo (TCO)

 

 

Časť 3: 4 typy taktických objednávok („How“)​

​

Toto sú nástroje vo vašej nástroji obstarávania. Vyberiete si jeden na základe toho, koľko viete o nákupe pred spáchaš.

 

​1. Štandardná objednávka (PO)​​

​Čo to je: najbežnejší, špecifický a definitívny typ poradia. Používa sa, keď sú všetky podrobnosti známe a opravené vopred.

​Kedy ho použiť: pre jednorazové, okamžité nákupy, kde sú položka, množstvo, cena a dodací harmonogram/ umiestnenie 100% isté.

​Hrana profesionála: Poskytuje maximálnu kontrolu a minimalizuje riziko pre kupujúceho, pretože všetko je špecifikované. Je to však administratívne ťažké. Použitie na opakované položky s nízkou hodnotou je neefektívne.

​Príklad: Objednávanie 500 špecifických dosiek s obvodmi značiek za 10 dolárov za jednotku pre potvrdenú výrobu, ktorá sa koná 15. júna.

 

​2. Plánovaná objednávka (PPO)​​

​Čo to je: záväzok kúpiť konkrétne množstvo položiek za stanovenú cenu, ale s ​ Podrobnosti o dodávke zostali nedefinované ​ Neskôr.

​Kedy ho použiť: Keď viete čím Potrebuješ a koľko Bude to stáť, ale nepoznáte presnú kedy alebo kdekoľvek na doručenie.

​Profesionálna hrana: PPO je výkonným nástrojom pre zaťaženie rozpočtu. Hovorí financovanie, ktoré máte v úmysle minúť $ x, aby si mohli rezervovať prostriedky. Neskôr vydáte vydanie harmonogramu proti PPO, aby ste spustili konkrétnu dodávku. Toto je bežné vo výrobe pre dlhé vedľajšie predmety.

​Príklad: Zaviazanie sa na kúpu 10 000 ton ocele za 800 dolárov za rok. Potom vydáte vydania na 2 500 ton, ktoré sa majú dodať do závodu Ohio každý štvrťrok.

 

​3. Prikrývková objednávka (BPO) / Objednávka​

​Čo to je: Dohoda s dodávateľom o poskytovaní nešpecifikovaného množstva tovaru alebo služieb za určitú dobu až do maximálneho limitu výdavkov. V čase prepustenia sa často rokuje aj presné ceny.

​Kedy ho použiť: Na opakujúce sa nákupy s nízkou hodnotou, kde je dopyt nepretržitý, ale nepredvídateľný. Ideálne na nepriame obstarávanie (napr. Kancelárske potreby, časti MRO).

​Profesionálna hrana: BPO je konečným nástrojom efektívnosti. Vopred schvaľuje dodávateľa a podmienky, čo umožňuje oddeleniam „vytiahnuť“ tovar podľa potreby bez toho, aby prešiel úplným cyklom schválenia PO zakaždým. Každý nákup sa uskutoční prostredníctvom prikrývky.

​Príklad: Zriadenie BPO s Graingerom pre MRO Supplies s 50 000 limit.AmaintenceTechnicianCanthenCallandordorderA50 náhradný motor pod číslom BPO bez akýchkoľvek papierov.

 

​4. Objednávka zmluvy (CPO)​​

​Čo to je: Toto nie je objednávka na tovar. Je to hlavná právna rámcová dohoda, ktorá stanovuje podmienky pre všetky budúce transakcie s dodávateľom.

​Kedy ho použiť: Pri vytváraní dlhodobého strategického partnerstva s kľúčovým dodávateľom. Samotný CPO nič nekupuje.

​Zástup profesionálov: Všetky následné štandardy alebo plánované POS, ktoré odkazujú na číslo CPO, sa automaticky riadia svojimi dohodnutými právnymi a cenovými podmienkami. Zameriava proces kontraktu pre opakované podnikanie a poskytuje zásadnú právnu ochranu.

​Príklad: Vyjednávanie trojročného CPO s logistickou spoločnosťou, ktorá zahŕňa doložky o zodpovednosti, požiadavky na poistenie a diskontované harmonogramy sadzieb. Zakaždým, keď potrebujete niečo prepraviť, vydáte štandardný PO, ktorý hovorí „Podľa CPO #XYZ“ a platia všetky hlavné výrazy.

 

​Taktické typy objednávok na prvý pohľad​

 

Typ PO	Definované podrobnosti	Flexibilné detaily	Primárne použitie
​Štandardný PO​	Položka, Qty, cena, doručenie	Žiadny	Jednorazové konkrétne nákupy
​Plánované PO (PPO)​​	Položka, Qty, cena	Dodávka	Rozpočtovanie na známe potreby
​Prikrývka PO (BPO)​​	Dodávateľ, položky, podmienky	Qty, cena, doručenie	Opakujúce sa, ad-hoc potreby
​Zmluva PO (CPO)​​	Právne podmienky	Všetko ostatné	Ustanovenie hlavných dohôd

 

Časť 4: Strategické párovanie: Zodpovedajúce typy obstarávania s typmi PO

​

Tu sa teória stretáva s praxou. Tu je to, ako profesionálny tím obstarávania spája stratégiu s vykonávaním.

 

​Strategická potreba (typ obstarávania)​​	​Odporúčaný taktický nástroj (typ PO)​​	​Prečo toto párovanie funguje​
​Priame obstarávanie ​ (napr. Suroviny)	​Plánovaná objednávka (PPO)​​	Poznáte materiály a náklady na predpovede výroby, ale potrebujete flexibilné dodávky v súlade s harmonogramom výroby. Vydania sa vydávajú práve v čase.
​Nepriame obstarávanie ​ (napr. Kancelárske potreby)	​Prikrývková objednávka (BPO)​​	Dopyt je nepredvídateľný, ale nepretržitý. BPO umožňuje zamestnancom získať to, čo potrebujú, okamžite, bez byrokratického oneskorenia, pričom kontroluje celkové výdavky.
​Obstarávanie služieb ​ (napr. Consulting)	​Zmluva PO + štandardný POS​	CPO stanovuje hlavné právne podmienky. Pre každý projekt alebo fáza sa používa následná štandardná PO, ktorá podrobne popisuje konkrétnu prasnicu, výstupy a míľniky platby.
​Obstarávanie kapitálu ​ (napr. Stroje)	​Často obchádza štandardný POS​	Zvyčajne to zahŕňa formálny proces RFP, dohodnutá dohoda o kúpení aktív a použitie formulára projektu alebo kapitálovej žiadosti, nie štandardný PO.

 

Časť 5: Osvedčené postupy a bežné úskalia, ktorým sa treba vyhnúť

​

​Osvedčené postupy pre moderné obstarávanie:​​

​Centralizácia nepriamych výdavkov: Najväčšie úspory často pochádzajú z konsolidácie fragmentovaných nepriamych výdavkov podľa spravovaných BPO a preferovaných dodávateľov.

​Implementujte systém obstarávania (P2P): Automatizujte tok z rekvizície na platbu. To presadzuje politiku, eliminuje manuálne vytvorenie PO a poskytuje neoceniteľnú analýzu výdavkov.

​Master the SLA: Pre obstarávanie služieb je SLA vaša Biblia. Definujte KPI, frekvenciu podávania správ a pokuty za nepredvídanie s brutálnou jasnosťou.

​Vypočítajte TCO, nielen jednotkovú cenu: najmä za kapitál a priame obstarávanie. Najlacnejšia možnosť má často najvyššie dlhodobé náklady.

 

​Ústky, ktoré ničia hodnotu:​​

​Výdavky na Maverick: Umožnenie zamestnancom nakupovať mimo schválených systémov a dodávateľov. To ničí dojednané zľavy a vytvára nočné mory v súlade.

​Použitie štandardného PO pre všetko: Toto je charakteristický znak nezrelej funkcie obstarávania. Vytvára obrovský administratívny odpad pre položky s nízkou hodnotou.

​Zanedbávanie Riadenie vzťahov s dodávateľom (SRM): Vaši kľúčoví dodávatelia sú strategickí partneri. Spravujte ich podľa toho s recenziami výkonnosti a spoločným obchodným plánovaním.

​Zlé riadenie zmlúv: Podpísanie CPO a potom ho vyplácajú. Pravidelne preskúmajte zmluvy, aby sa zabezpečilo dodržiavanie predpisov a identifikovali príležitosti na opätovné rokovania.

 

Záver: Zvládnutie duálnych vrstiev

​

Pochopenie toho, že „nákup“ má dve vrstvy - typy stagtegických obstarávaní a taktické nákupné objednávky - je to, čo oddeľuje profesionálny kupujúci z objednávky.

Cieľom je posunúť sa ďalej za to, že poznáte štyri typy každého z nich. Ide o úmyselné prispôsobenie vášho strategického zámeru s najúčinnejším taktickým nástrojom. Použite PPO na správu vášho inventára výroby, BPO na posilnenie postavenia svojich zamestnancov a kontrolu nepriamych výdavkov a CPO na vybudovanie silných a chránených partnerstiev dodávateľa.

Týmto spôsobom transformujete obstarávanie z nákladového strediska na výkonný motor na efektívnosť, zmiernenie rizika a strategickú hodnotu.

 

Často kladené otázky (FAQ)​

​

​Q1: Ktorý typ obstarávania je najviac zraniteľný voči podvodom a prečo?​​

​Odpoveď: Nepriame obstarávanie je často najzraniteľnejšie. Jeho decentralizovaná povaha, vysoký objem transakcií s nízkou hodnotou a výdavky na Maverick sťažujú monitorovanie. Podvody sa môžu prejaviť prostredníctvom falošných faktúr dodávateľa pre kancelárske potreby alebo služby, ktoré sa nikdy neposkytujú, často zostanú bez povšimnutia uprostred legitímnych výdavkov.

 

​Q2: Môže jeden nákup zahŕňať viac typov obstarávania?​​

​A: Absolútne. Zvážte výstavbu novej továrne. Samotná výstavba je obstarávanie kapitálu. Suroviny pre výrobky vyrobené vo vnútri sú priame obstarávanie. Laptopy pre nové kancelárie sú nepriamym obstarávaním a architekti najatí sú obstarávaním služieb. Hlavný projekt si často vyžaduje riadenie všetkých typov súčasne.

 

​Otázka 3: Ako ovplyvňujú globálne dodávateľské reťazce výber typu PO?​​

​Odpoveď: Ona to veľmi ovplyvňujú. Pre dlhé vedľajšie, medzinárodne pochádzajúce priame materiály je plánovaný PO (PPO) nevyhnutný na zabezpečenie kapacity a stanovovania cien, pričom uvoľňuje sa riadenie zložitej logistiky. Riziko oneskorení a colných problémov často robí pevné štandardné PO s jedným dátumom dodania príliš riskantným.

 

​Q4: Je prikrývka po rovnaká ako podniková kreditná karta s dodávateľom?​​

​A: Nie presne. Slúžia podobnému účelu pre decentralizované výdavky, ale prikrývka PO ponúka vynikajúcu kontrolu. Ukazuje vopred dohodnuté výrazy a ceny a stanovuje tvrdú finančnú čiapku. Kreditná karta má limit, ale chýba jej zmluvné ceny a podmienky, čo sťažuje analýzu a kontrolu výdavkov po tom, čo sa po skutočnosti zložilo.

 

​Otázka 5: Kto má zvyčajne oprávnenie schváliť zmluvu PO oproti štandardnému PO?​​

​Odpoveď: Schvaľovací orgán je odstupňovaný. Zmluvná PO, ktorá stanovuje dlhodobé právne a finančné záväzky, si takmer vždy vyžaduje právne preskúmanie a schválenie vedúceho vedenia, ako je riaditeľ obstarávania alebo finančného riaditeľa. Štandardný PO proti existujúcej zmluve môže vyžadovať iba schválenie manažéra oddelenia, pretože hlavné podmienky sa už vyriešia.

 

​Otázka6: Čo sa stane, ak dodávateľ nespĺňa podmienky dohody o úrovni služieb (SLA) v zmluve o obstarávaní služieb?​​

​Odpoveď: SLA by mala výslovne načrtnúť opravné prostriedky. Zvyčajne to zahŕňa finančné sankcie, často nazývané „servisné kredity“, ktoré sa odpočítajú z faktúry. Pokiaľ ide o chronickú nedostatočnú výkonnosť, zmluva by mala zahŕňať ustanovenia, ktoré umožňujú ukončenie príčiny, čím chránia kupujúceho pred uzamknutím do dysfunkčného vzťahu.

 

​Q7: Ktorý typ obstarávania by sa mal formalizovať najskôr?​​

​Odpoveď: Najprv sa zamerajte na nepriame obstarávanie. Začiatok začínajúcich podnikov zažívajú chaotické výdavky na nástroje SaaS, marketingové agentúry a vybavenie. Implementácia jednoduchej politiky a spravovaného BPO pre kľúčové oblasti, ako je softvér, zabraňuje zbytočným výdavkom a stanovuje kultúru finančnej kontroly skôr, ako sa škálovanie stane nezvládnuteľným.

 

​Q8: Ako faktor udržateľnosti/ESG pri výbere typov obstarávania?​​

​Odpoveď: Je to strategická vrstva. Pre priame obstarávanie to znamená preveriť dodávateľov pre etické získavanie a environmentálne postupy. Pokiaľ ide o obstarávanie kapitálu, zahŕňa hodnotenie energetickej účinnosti a životnosti aktív. Silná politika ESG môže znamenať výber o niečo drahšieho dodávateľa, ktorý je v súlade s hodnotami podnikov, čo ovplyvňuje všetky rozhodnutia o nákupe.

 

​Q9: Aká je úloha nákupu, ktorý nie je prijateľný?​​

​Odpoveď: Non-Po nákup, ako napríklad drobná hotovostná transakcia alebo výdavky na firemné karty bez vopred vydaného PO, je nevyhnutným zlom. Je to prijateľné iba pre triviálne, naliehavé výdavky pod prísnymi peňažnými prahmi (napr. Do 100 dolárov). Vyžaduje si však spoľahlivé vykazovanie a zmierenie výdavkov, aby sa udržali audítorské chodníky a zabránili zneužívaniu.

 

​Otázka 10: Ako zmeráte úspech vašej stratégie obstarávania nad rámec úspor nákladov?​​

​Odpoveď: Kľúčové metriky zahŕňajú výkon dodávateľa (včasné doručenie, miery vady kvality), efektívnosť procesu (čas cyklu od rekvizície k objednávke, percento výdavkov pod vedením riadenia) a zmiernenie rizika (počet dodávateľov SOLE-SDOCE, výsledky auditu dodržiavania predpisov). Skutočným úspechom je rovnováha nákladov, efektívnosti a odolnosti.