Aké sú 5 P nákup? Príručka profesionálov obstarávania

Ak ste hľadali „5 P nákup“ online, pravdepodobne ste sa ocitli viac zmätení, ako keď ste začali. Väčšina článkov hovorí buď o 4 P marketingu, alebo namiesto toho diskutuje o „5 práv“ obstarávania.

Tu je pravda: rámec 5 P v nákupe sa zásadne líši od marketingu a ak je správne pochopený, stáva sa jedným z najsilnejších nástrojov vo vašom obstarávanie nástrojov.

Raz a navždy vyčistite zmätok.

 

 

Okrem marketingu: Prečo je tento rámec dôležitý v obstarávaní

 

Marketing Classic 4 P (produkt, cena, miesto, propagácia) sa zameriava na predaj. Ale pri obstarávaní sa zameriavame na strategické nákup. Preto sme prispôsobili rámec s zásadným piatym P: Spracovanie.

Premýšľajte o tom týmto spôsobom: Zatiaľ čo marketing sa snaží ovplyvniť kupujúcich, obstarávanie musí robiť informované a strategické rozhodnutia o nákupe, ktoré ovplyvňujú váš spodný riadok. 5 P vám poskytujú štruktúrovaný spôsob, ako holisticky vyhodnotiť každé rozhodnutie o nákupe.

 

Dekonštruované obstarávanie 5 P

 

Produkt: Je to viac ako len špecifikácie

V obstarávaní „produkt“ presahuje základné vlastnosti. Hovoríme o analýze celkových požiadaviek.

Dovoľte mi uviesť skutočný príklad. Pri získavaní priemyselného vybavenia sa nepozeráte iba na špecifikácie stroja. Musíte zvážiť:

• Požiadavky na údržbu a dostupnosť služieb

• Kompatibilita s vašimi existujúcimi systémami

• Očakávané údaje o životnosti a spoľahlivosti

• Osvedčenia o dodržiavaní environmentálneho dodržiavania predpisov

• Požiadavky na školenie pre váš tím

Najväčšia chyba, ktorú vidím? Spoločnosti sa zameriavajú výlučne na počiatočnú kúpnu cenu bez toho, aby zvážili, čo sa stane, keď sa produkt rozpadne za dva roky. Vždy premýšľajte o celom životnom cykle produktu.

 

Cena: porozumenie Celkové náklady na vlastníctvo

To je miesto, kde sa väčšina ľudí mýli. Cena nie je iba číslo na faktúre.

Rozdeľme si, na čom skutočne záleží:

• Náklady na získanie: Skutočná kúpna cena

• Prevádzkové náklady: Spotreba energie, požadované spotrebné materiály

• Náklady na údržbu: Zmluvy o servise, náhradné diely

• Náklady na zneškodnenie: poplatky za životné prostredie, náklady na recykláciu

• Skryté náklady: Čas školenia, prestoje inštalácie

Tu je jednoduché pravidlo: Ak nepočítate celkové náklady na vlastníctvo (TCO), naozaj nerozumiete svojim nákladom.

 

 

Miesto: Rozhodnutia o strategických zdrojoch

"Miesto „v obstarávaní znamená optimalizáciu geografie dodávateľského reťazca. Ide o vyváženie nákladov proti riziku.

Zvážte tieto otázky:

• Koľko časových pásiem je váš dodávateľ?

• Aká je politická stabilita ich regiónu?

• Existujú vo vašom logistickom reťazci jednotlivé body zlyhania?

• Aký je váš inventár prepravné náklady verzus kompromis nákladov na prepravu?

Počas pandémie spoločnosti, ktoré diverzifikovali svoju stratégiu „miesta“, prežili prerušenia dodávateľského reťazca oveľa lepšie ako tie, ktoré sa spoliehajú na jednotlivé získavanie zdrojov.

 

Proces: Motor obstarávania

Toto je P, vďaka ktorému je obstarávanie jedinečným. Vaše procesy určujú vašu efektívnosť a dodržiavanie predpisov.

Silný proces obstarávania zahŕňa:

• Štandardizovaný kvalifikácia dodávateľa

• Jasné schvaľovacie pracovné toky

• Automatizované systémy objednávky

• Pravidelné recenzie výkonnosti

• Mechanizmy neustáleho zlepšovania

Videl som, že spoločnosti ušetria stovky hodín mesačne len zefektívnením procesu rekvizície na objednávku. Správny proces nie je o byrokracii - ide o odstránenie trenia.

 

Ľudia: ľudský prvok

Ľudia nie sú iba vašim interným tímom. Tento P sa týka všetkých vo vašom ekosystéme dodávok.

Musíte zvážiť:

• Dodávateľské vzťahy : Budujete partnerstvá alebo iba transakcie?

• Interné zainteresované strany: Zladíte s ich skutočnými potrebami?

• Schopnosť tímu: Má váš tím správne zručnosti pre moderné obstarávanie?

• Podpora riadenia: Rozumejú vedúcich pracovníkov strategickú hodnotu obstarávania?

Pamätajte: Najlepšia stratégia zlyhá bez toho, aby ju vykonávali správni ľudia.

 

5 P vs. 5 práv: Výber vášho rámca

 

Možno vás zaujíma, ako sa to líši od „5 práv“ obstarávania (správna kvalita, množstvo, cena, čas, miesto). Tu je jednoduché rozlíšenie:

5 práv je vašimi výslednými opatreniami - povedia vám, či ste sa dobre rozhodli.
5 P sú vašim rozhodovacím rámcom - v prvom rade vám pomôžu urobiť toto dobré rozhodnutie.

Využite 5 práv na vyhodnotenie výkonnosti a 5 P na usmernenie vašej stratégie.

 

Uvedenie teórie do praxe: aplikácie v reálnom svete

 

Výrobný príklad: Získavanie surovín

Pri pomoci zdroja klienta hliníkové komponenty , aplikovali sme 5 p.:

• Produkt: Zadané nielen zloženie zliatiny, ale aj požiadavky na povrchovú úpravu a certifikačné normy

• Cena: Vypočítané TCO vrátane opracovania percentuálneho podielu odpadu a hodnoty recyklácie

• Miesto: Vyberte regionálneho dodávateľa napriek vyššej jednotkovej cene, pretože náklady na logistiku boli o 40% nižšie

• Proces: Implementované doručenie just-in-time s automatizovanými spúšťačmi inventára

• Ľudia: Zahrnutý technický tím dodávateľa do vylepšení dizajnu, ktorý znížil odpadový odpad

Výsledok? 15% nižšie celkové náklady a 99,8% v čase doručenia.

 

Moderné 5 P: Digitálne a udržateľné rozšírenia

 

Dnešné obstarávanie si vyžaduje aktualizáciu nášho myslenia:

• Digitálny produkt: Teraz obsahuje funkcie zabezpečenia údajov a kompatibilita API

• Dynamické ceny: Ceny trhu v reálnom čase a automatizácia zmlúv

• Virtuálne miesto: Dodávatelia založené na cloudu a doručovanie digitálnych služieb

• Automatizovaný proces: analytika poháňaná AI a blockchain na overenie

• Sieťovaní ľudia: vzdialená spolupráca a globálne riadenie tímov

Navyše, teraz integrujeme ESG úvahy do každého P - od udržateľných materiálov po etické pracovné postupy.

 

Váš nástroj na implementáciu 5 P

 

Poznanie teórie je jedna vec; Aplikácia je ďalšia. Preto sme vytvorili praktický nástroj, ktorý môžete okamžite použiť.

[Stiahnite si bezplatné 5 P OBSAHOVANIE SKLADOV BEGITKIT]

Zahŕňa:

• Kontrolný zoznam rozhodnutia 5 P - už nikdy nepremeškajte kritický faktor

• Šablóna kalkulačky TCO - automatizujte svoje celkové výpočty nákladov

• Vyhodnotenie dodávateľa SCORECARD - Objektívne porovnajte dodávateľov

• Implementačná cestovná mapa-Sprievodca krok za krokom, aby ste to vyvinuli

 

Vaše ďalšie kroky

Začnite malé. Vyberte jednu kategóriu výdavkov a uplatnite rámec 5 P na ďalšie rozhodnutie o získavaní zdrojov. Budete prekvapení, o koľko jasnejších sa vaše možnosti stanú.

Pamätajte, že cieľom nie je dokonalosť - je to pokrok. Zakaždým, keď použijete tento rámec, urobíte lepšie rozhodnutia a vytvoríte pre svoju organizáciu väčšiu hodnotu.

Ste pripravení transformovať svoj prístup obstarávania? Stiahnite si svoju bezplatnú nástrojovú súpravu vyššie, alebo ak by ste chceli prispôsobené usmernenie, [ Naplánujte si rýchlu konzultáciu s našimi odborníkmi v oblasti obstarávania ]. Pomôžeme vám uplatniť tieto zásady na vaše konkrétne výzvy.

 

Často kladené otázky: Implementácia rámca 5 P

 

1. Otázka: Ako prispôsobíme rámec 5 P pre nákupné služby namiesto fyzického tovaru?

A: Princípy sú rovnaké, ale vaše zameranie sa zmení. Pre „produkt“ jasne definujte rozsah práce a výstupy. Pre „Cena“ sa zamerajte skôr na modely ceny založené na hodnotách alebo na modely držiaka ako na jednotkové náklady. „Miesto“ sa stáva o umiestnení poskytovateľa služieb a jeho schopnosti dodávať na diaľku alebo na mieste. „Proces“ zahŕňa riadenie Dohody na úrovni služieb (SLA) a „ľudia“ sú úplne kritickí - kupujete svoje odborné znalosti a kvalitu svojho tímu.

 

2. Otázka: Naša spoločnosť je malá a nemá vyhradený tím obstarávania. Je pre nás tento rámec príliš zložitý?

A: Vôbec nie. V skutočnosti je to cennejšie, pretože poskytuje štruktúru, ktorá vám môže chýbať. Začnite tým, že ho použite na svoje najväčšie alebo najkomplexnejšie nákupy. Nepotrebujete luxusný softvér; Jednoduchá tabuľka, v ktorej zapisujete úvahy pre každú z 5 P, dramaticky zlepší vaše rozhodovanie a zabráni nákladným dohľadom.

 

3. Otázka: Čo robia najbežnejšie chyby, ktoré spoločnosti robia pri prvom používaní 5 P?

A: Považujú s P skôr ako na kontrolný zoznam ako s prepojeným systémom. Najväčšou chybou je príliš sa zameriavať na „cenu“ izolovane. Napríklad lacnejší „produkt“ by mohol zničiť váš „proces“ s neustálymi poruchami a vyžadovať viac hodín „ľudí“ na správu. Vždy analyzujte, ako rozhodnutie v jednom P ovplyvňuje ďalšie štyri.

 

4. Otázka: Ako zvládneme situáciu, keď naše interné zainteresované strany dôrazne uprednostňujú dodávateľa, ktorý pri hodnotení 5 p skóre zle skóre?

A: Použite rámec na depersonalizáciu konverzácie. Nehovorte len „nepáči sa mi toho dodávateľa.“ Namiesto toho prezentujte údaje. Ukážte im, na základe skóre 5 P, kde má preferovaný dodávateľ slabé stránky (napr. Vyšší TCO, rizikovejšie „miesto“, „slabšie“ procesy) a spolupracovať, ak sú tieto riziká prijateľné. Subjektívny argument premieňa na objektívnu obchodnú diskusiu.

 

5. Otázka: Môžeme použiť 5 P na vyhodnotenie našich existujúcich dodávateľov, nielen nových?

A: Absolútne, a mali by ste! Vykonajte ročný alebo dvojročný prehľad 5 P s kľúčovými dodávateľmi. Pomáha identifikovať oblasti na zlepšenie vzťahu. Možno je ich „produkt“ stále dobrý, ale ich „proces“ na fakturáciu spôsobuje váš účtovný tím. Tento prehľad sa stáva základom konštruktívneho strategického obchodného prehľadu.

 

6. Otázka: Ako dlho trvá zvyčajne, kým sa po implementácii tohto rámca pozrie hmatateľná návratnosť investícií?

A: Okamžité výhody môžete vidieť v rámci prvého projektu získavania zdrojov, na ktoré ho uplatňujete, a to tým, že sa vyhnete zlým rozhodnutím. Pre širšiu, merateľnú finančnú NI (ako znížené náklady alebo menej narušení spôsobených dodávateľom), väčšina organizácií vidí jasný vplyv do 6 až 12 mesiacov, keď sa rámec stane zakoreneným vo vašej kultúre.

 

7. Otázka: Čo ak je dodávateľ vynikajúci v 4 P, ale slabý v jednom? Mali by sme ich automaticky diskvalifikovať?

A: Zriedka. Cieľom je vyvážené rozhodovanie, nie dokonalosť. Kľúčom je porozumieť kontextu slabosti. Ak je dodávateľ slabý na „mieste“ (napr. Sú ďaleko), môžete to zmierniť pomocou lepšieho inventára „proces“? Ak sú slabí v „ľuďoch“, je to problém s tréningom, s ktorým môžete pomôcť? Použite rámec na identifikáciu rizík, nielen na odstránenie dodávateľov.

 

8. Otázka: Ako sa tento rámec integruje s našim existujúcim softvérom ERP alebo obstarávaním?

A: Myslite na 5 P, ako na strategickú vrstvu, ktorá vedie spôsob, akým používate svoje nástroje. Váš softvér riadi údaje; Rámec vám pomôže interpretovať ho. Vo svojich dodávateľských profiloch môžete vytvoriť vlastné polia na zachytenie skóre 5 P alebo pomocou kategórií na štruktúrovanie vašich dokumentov RFQ a hodnotiacich kritérií v systéme.

 

9. Otázka: Kto by sa mal z našej spoločnosti podieľať na bodovaní „ľudí“ P?

A: Nedovoľte, aby to obstarávanie skórelo sami. „Ľudia“ by mali hodnotiť každý, kto s nimi komunikuje. Zahŕňa to technický tím, ktorý vetuje svoje odborné znalosti, manažér účtu, ktorý rieši vzťah, a finančný tím, ktorý sa zaoberá ich faktutickými kontaktmi. Je nevyhnutný 360-stupňový pohľad.

 

10. Otázka: Máme tesný termín. Je v poriadku preskočiť niektoré z analýzy 5 P sa pohybovať rýchlejšie?

A: Rustený proces často vedie k nákladnej prepracovaniu. Namiesto preskočenia urobte verziu „svetla“. Strávte 30 minút rýchlym, vysokým hodnotením všetkých 5 P. To je dosť často na to, aby sa rozbehli hlavné červené vlajky. Je lepšie urobiť rýchlu recenziu všetkých piatich, ako je hlboký ponor iba na jednej alebo dvoch. Sila rámca je v spojení medzi P.