Ako merať udržateľnosť v obstarávaní KPI: Praktický sprievodca

Poznáš ťa mali by merať udržateľnosť. Váš generálny riaditeľ sa na to pýta. Vaši zákazníci to očakávajú. A úprimne povedané, je to správne.

Ale tu je problém: máte zoznam potenciálnych KPI, ale nie je jasná predstava, ako ich zmeniť na skutočné čísla. Aký je vzorec? Kde nájdete údaje? A ako začnete bez toho, aby ste sa ohromili?

Znie to dobre? Nie si sám.

Táto príručka je iná. Prechádzame za teoretické zoznamy. Poskytujeme vám jasnú, krok za krokom na výpočet, sledovanie a podávanie správ o vašom udržateľný výkon obstarávania . Zostavme svoju stratégiu merania od základov.

 

 

Prečo najviac Iniciatívy KPI Zlyhať (a ako sa vyhnúť pascu)

 

Mnoho spoločností začína s nadšením. Zhromažďujú dlhý zoznam pôsobivých znejúcich metrík. Potom hity reality.

Uvedomujú si, že údaje sú rozptýlené na rôznych oddeleniach. Vzorce sú nejasné. A nemajú potuchy, ktoré metriky najprv uprednostňujú. Projekt zastavuje a udržateľnosť zostáva „pekným“ hovoriacim bodom.

Tajomstvo úspechu nie je dlhší zoznam. Je to múdrejší rámec. Potrebujete štruktúrovaný prístup, ktorý rastie s vaším programom.

 

Jednoduchý 3-stupňový rámec pre vaše KPI

Pomysli na svoje KPI v troch vrstvách, od základného dodržiavania predpisov až po strategický dopad. To vám pomôže začať malé a rozširovať sa.

• Úroveň 1: KPIS zhody - „Sledujeme pravidlá?"

  • Toto je váš základ. Sledujú dodržiavanie základných politík. Často sú najjednoduchšie na meranie a sú o riadení rizika.

  • Príklady: Skupina prihlásenia dodávateľa, percento vysoko rizikových dodávateľov.

• Tier 2: Performance KPI - „Ako sa nám darí?"

  • Po nastavení vašej nadácie tieto metriky ukazujú, ako je udržateľnosť integrovaná do vašich každodenných operácií a výdavkov.

  • Príklady: Percentuálny podiel udržateľného výdavku, priemerné skóre dodávateľa ESG.

• Úroveň 3: Impact KPI - „Aká hodnota vytvárame?"

  • Toto je strategická úroveň. Tieto KPI spájajú vaše činnosti obstarávania so širšími obchodnými a environmentálnymi cieľmi. Sú najsilnejšími na podávanie správ vedeniu.

  • Príklady: Emisie uhlíka sa znížili, množstvo použitého obsahu recyklovaného.

Tento rámec vám bráni v pokuse robiť všetko naraz. Môžete začať s úrovňou 1 a odtiaľ stavať.

 

Vaša základná knižnica KPI: vzorce a skutočné výpočty

 

Tu sa teória stretáva s praxou. Poďme rozobrať niektoré z najcennejších KPI s presnými vzorcami a skutočnými číslami.

 

 

KPI 1: Percentuálny podiel udržateľného výdavku

• Čo ti hovorí: Podiel vašich celkových výdavkov, ktorý je v súlade s vašimi definovanými kritériami udržateľnosti.

• Vzorec:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• Kde nájsť údaje: Váš systém Analytics ERP alebo výdavky. Váš zoznam certifikovaných/preferovaných dodávateľov.

• Prepracovaný príklad:

  • Povedzme, že vaša spoločnosť „ABC Manufacturing“ mala v minulom štvrťroku celkové výdavky na obstarávanie vo výške 1 000 000 dolárov.

  • Vaše výdavky s dodávateľmi, ktorí sú certifikovaní veľtrhom alebo majú hodnotenie najvyššej úrovne ECOVADIS, boli 350 000 dolárov.

  • Váš výpočet: ($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • Váš KPI: Vaše percento udržateľného výdavku je 35%.

 

KPI 2: Dodávateľ ESG audit Miera dokončenia

• Čo vám hovorí: Ako efektívne riadite riziko vo vašich najdôležitejších oblastiach dodávateľského reťazca.

• Vzorec:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• Kde nájsť údaje: databáza hodnotenia rizika dodávateľa; Záznamy o vnútornom audite.

• Prepracovaný príklad:

  • Na základe ich odvetvia a polohy ste identifikovali 50 dodávateľov ako „vysokorizikových“.

  • Za posledných 12 mesiacov ste dokončili audity ESG (na mieste alebo vzdialené) pre 18 z nich.

  • Váš výpočet: (18 / 50) x 100 = 36%

  • Váš KPI: Miera dokončenia auditu dodávateľ ESG je 36%.

 

KPI 3: Zníženie emisií uhlíka (Úroveň 3 dopad)

• Čo ti hovorí: Hmatateľný environmentálny prínos vašich rozhodnutí o udržateľnom získavaní.

• Vzorec:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • Poznámka: Často budete pracovať s údajmi LCA (hodnotenie životného cyklu) alebo nástrojmi, ako je modul akcie uhlíka ECOVADIS.

• Kde nájsť údaje: Údaje o emisiách špecifických pre dodávateľ, Logistické partnerské správy, databázy LCA.

• Prepracovaný príklad:

  • V minulom roku vaša logistika produktovej rady vyrobila 500 ton CO2.

  • Tento rok prepnutím na dodávateľa, ktorý je o 200 míľ bližšie, a pomocou nosiča s elektrickou flotilou vozidla, emisie klesli na 380 ton.

  • Váš výpočet: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • Váš KPI: Dosiahli ste 120-tonové zníženie emisií CO2.

 

Váš 3-fázový Implementačný plán : Od nuly po hrdinu

 

Nesnažte sa variť oceán. Tu je pragmatický plán na to, aby ste to vyradili.

 

 

Fáza 1: Nadácia (prvé 3 mesiace)

• Cieľ: Dokážte tento proces a získajte rýchlu výhru.

• Akcia: Vyberte si jednu alebo dve úrovne 1 KPI. Kódex správania dodávateľa Miera prihlásenia je skvelé miesto na začiatok. Sledujte ho manuálne v tabuľke. Získajte 100% svojich nových dodávateľov na podpísanie.

 

Fáza 2: hybnosť (mesiace 4-12)

• Cieľ: Integrujte udržateľnosť do základných rozhodnutí o obstarávaní.

• Akcia: Predstavte jednu úroveň 2 kpi, napríklad percento udržateľných výdavkov. Na vizualizáciu pokroku začnite používať našu bezplatnú šablónu Dashboard (nižšie). Vycvičte svoj tím o tom, ako identifikovať „udržateľných dodávateľov."

 

Fáza 3: Strategický dopad (druh 2 a ďalej)

• Cieľ: Preukážte finančnú a značkovú hodnotu vášho programu.

• Akcia: Prijmite vplyv KPI úrovne 3, napríklad zníženie emisií uhlíka. Investujte do špecializovaného softvéru pre presnejšie údaje. Začnite hlásiť svoje úspechy vo výročných správach a vedení.

 

Nástroje obchodu: od tabuliek po softvér

Na začiatok nepotrebujete obrovský rozpočet.

• Tabuľky (Excel/Google Sheets): Ideálne pre fázu 1. Sú flexibilné a všetci ich majú. Nevýhodou? Sú manuálne a môžu sa stať chaotickým.

• Nástroje BI a vizualizácie (Power BI, Tableau): Vynikajúce pre fázu 2. Pripájajú sa k vašim údajom a vytvárajú výkonné automatizované dashboardy na vykazovanie.

• Špecializované platformy udržateľnosti (ECOVADIS, SIEVO): Výber pre fázu 3. Automatizujú zber údajov od dodávateľov, poskytujú priemyselné referenčné hodnoty a pomáhajú vypočítať zložité metriky, ako je uhlíková stopa.

 

Váš akčný plán a šablóna bezplatného prístroja

 

Teraz máte plán. Jediné, čo zostalo, je začať.

1. Definujte svoje prvé KPI: Na základe rámca vyberte jednu metriku z úrovne 1.

2. Vyhľadajte údaje: Hovorte s financiami alebo operáciami. Zistite, kde tieto údaje žijú.

3. Vypočítajte svoju základnú líniu: Použite vyššie uvedené vzorce, aby ste zistili, kde stojíte dnes.

Aby sme to neuveriteľne uľahčili, vytvorili sme udržateľnú súpravu KPI Starter KPI.

 

Často kladené otázky: Implementácia KPI trvalej udržateľnosti

 

1. Otázka: Ako sa dostaneme interný nákup a rozpočet Na sledovanie týchto KPI udržateľnosti?

A: Začnite tým, že hovoríte jazykom vášho finančného riaditeľa. Neučte sa s aspektom „dobrého“. Namiesto toho vybudujte obchodný prípad zameraný na zmiernenie rizika (vyhýbanie sa budúcim pokutám v oblasti dodržiavania predpisov), úspory nákladov (napr. Od energeticky efektívnych dodávateľov) a rast príjmov (príťažlivosť pre zákazníkov s vedomím ESG). Malý pilotný projekt s jednou obchodnou jednotkou môže slúžiť ako výkonný dôkaz koncepcie na zabezpečenie väčšieho financovania.

 

2. Otázka: Aká je najväčšia dátová výzva, ktorej budeme čeliť a ako ju môžeme prekonať?

A: Najväčšou prekážkou sú často nekonzistentné údaje od dodávateľov, najmä menšie. Môžete to prekonať tak, že začnete jednoduché. Nepožiadajte 100 dátových bodov. Začnite krátkym, povinným dotazníkom o sebahodnotení dodávateľa. Môžete tiež využiť platformy hodnotenia tretích strán (napríklad ECOVADIS), ktoré už tieto údaje zhromažďujú a štandardizujú, čím sa ukladajú úsilie.

 

3. Otázka: Koľko KPI by sme mali skutočne sledovať?

A: Odolajte nutkaniu sledovať všetko. Vyhorenie je to rýchla cesta. Brutálne pragmatický. Začnite s nie viac ako tromi. Vyberte si jednu z každej úrovne rámca, o ktorom sme diskutovali. To udržuje úsilie zvládnuteľné a umožňuje vášmu tímu učiť sa, prispôsobovať sa a budovať dôveru pred rozšírením.

 

4. Otázka: Naši dodávatelia váhajú zdieľať údaje o udržateľnosti. Čo môžeme urobiť?

A: Transparentnosť je obojsmerná ulica. Vysvetliť dôvod Potrebujete údaje a ako sa budú používať - ​​nie za trest, ale na spoluprácu a vývoj. Ponúknite zdieľanie zhrnutia zistení, ktoré im pomôžu zlepšiť sa. Najdôležitejšie je, že z nej urobte súčasť vašej zmluvy dodávateľa a proces pred kvalifikáciou, takže sa stáva štandardným očakávaním, nie voliteľnou požiadavkou.

 

5. Otázka: Ako riešime situáciu, keď náš udržateľnosť KPI konflikt s cieľmi zachraraním nákladov?

A: Toto je klasická dilema obstarávania. Kľúčom je analyzovať Celkové náklady na vlastníctvo (TCO), nielen jednotková cena. „Lacnejšia“ komponent môže spotrebovať viac energie, čo vedie k vyšším nákladom pre vášho zákazníka. Zarámujte rozhodnutie týkajúce sa dlhodobej hodnoty a rizika. Ukážte, ako mierne vyššie počiatočné náklady od trvalo udržateľného dodávateľa bránia budúcim nákladom súvisiacim s poškodením reputácie, opätovným získavaním alebo regulačnými pokutami.

 

6. Otázka: Kto v našej organizácii by mal tieto KPI „vlastniť“?

A: Udržateľnosť nemôže žiť v sile. Tím obstarávania by mal vlastniť zhromažďovanie a podávanie správ o obstarávaní, ale musia úzko spolupracovať s oddelením udržateľnosti (ak máte jeden), financovaním (pre údaje o výdavkoch) a operáciám (pre údaje o výkone). Vytvorte malý, medzifunkčný tím, aby sa zaistilo, že sú relevantné KPI a údaje sú presné.

 

7. Otázka: Ako často by sme mali preskúmať a podávať správy o týchto metrík?

A: Závisí to od KPI. Operačné KPI (podobne ako udržateľné výdavky %) je možné preskúmať mesačne alebo štvrťročne v štandardných recenziách obstarávania. Strategický dopad KPI (napríklad zníženie uhlíka) sa zvyčajne uvádza, že vedenie na polročnom alebo ročnom základe. Kľúčom je konzistentnosť - správa v pravidelnom rozvrhu na sledovanie trenda v priebehu času.

 

8. Otázka: Čo ak náš priemysel nemá štandardizované metriky udržateľnosti?

A: Máte skvelú príležitosť byť vodcom. Začnite prijatím najrelevantnejších globálnych rámcov (ako sú ciele udržateľného rozvoja OSN alebo štandardy GRI) a prispôsobte ich svojmu kontextu. Spolupracujte s priemyselnými združeniami pri rozvoji spoločných noriem. Medzitým sa zamerajte na sledovanie svojho vlastného pokroku medziročne. Vaša interná referenčná hodnota je na začiatku dôležitejšie.

 

9. Otázka: Môžeme tieto KPI použiť na motiváciu nášho obstarávania?

A: Absolútne, ale buďte opatrní. Viazanie bonusov priamo na konkrétne ciele KPI môže viesť k nezamýšľaným dôsledkom alebo „hernému“ systému. Lepším prístupom je, aby sa výkonnosť udržateľnosti stala kľúčovou súčasťou prehľadov výkonnosti a stanovenia objektívu. Oslavujte tímy, ktoré demonštrujú zlepšenie a inovatívne myslenie v tejto oblasti, a podporujú kultúru zodpovednosti, a nielen zasiahnutie čísla.

 

10. Otázka: Ako zabezpečíme, aby náš program KPI zostáva relevantný a nestane sa cvičením „začiarknutia“?

A: Naplánujte si ročnú „zdravotnú kontrolu KPI“. Zhromaždite svoj krížový funkčný tím a opýtajte sa: Sú tieto metriky stále riadené správnym správaním? Stále dostávame cenné poznatky? Existujú nové riziká udržateľnosti alebo príležitosti, ktoré by sme mali merať? To zaisťuje, že sa váš program vyvíja s vašou stratégiou a vonkajšou krajinou, čím sa udržuje dynamická a hodnotná.