Čo je RFQ v obstarávaní? Ten

Predstavte si toto: Musíte si kúpiť 500 nových kancelárskych stoličiek. Voláte trom rôznym dodávateľom a každý z nich vám dáva inú cenu, iný dátum dodania a obsahuje rôzne veci v ich ponuke. Ako ich spravodlivo porovnávate? Ako viete, že dostávate to najlepšie, a nielen najlacnejšiu cenu?

Toto je presný problém a Žiadosť o ponuku (RFQ) je navrhnutý na riešenie.

Ak ste nováčikom v obstarávaní alebo potrebujete iba osviežovač, ste na správnom mieste. Táto príručka nebude definovať iba RFQ-ukážeme vám presne, ako ho používať, doplnené príkladmi v reálnom svete a bezplatnými šablónami, ktoré môžete použiť dnes.

Poďme sa ponoriť.

 

 

RFQ definované: Je to všetko o konkurenčných cenách

 

Stručne povedané, žiadosť o ponuku (RFQ) je formálny dokument, ktorý pošlete dodávateľom, keď viete presne, čo potrebujete, a ste pripravení kúpiť.

Jeho primárnym cieľom je získať porovnateľné ceny. Nehľadáte kreatívne nápady alebo riešenia; Pýtate sa na jednoduchú otázku: „Pre Táto konkrétna vec , aká je tvoja najlepšia cena?"

Ak sú vaše požiadavky jasné, kvantifikovateľné a nepravdepodobné, že sa zmení, používate RFQ. Pomysli na veci ako:

• 500 jednotiek konkrétneho počítačového modelu

• 10 000 metrov konkrétnej triedy ocele

• Kancelárske upratovacie služby pre budovu 50 000 štvorcových stôp na jeden rok

Kľúčom je štandardizácia. Poslaním rovnakých podrobných požiadaviek viacerým dodávateľom ich nútite súťažiť na rovnakých podmienkach. Vďaka tomu je vaše rozhodovacie údaje založené na údajoch, nie založené na črevnom pocite.

 

RFQ vs. RFP vs. RFI: Prerezanie zmätku

 

To je miesto, kde sa mnohí ľudia zakopnú. Tieto tri skratky sú spojené, ale slúžia veľmi odlišným účelom. Tu je najjednoduchší spôsob, ako o tom premýšľať:

 

	Kedy ho použiť	Základná otázka, ktorú kladieš
RFI (žiadosť o informácie)	Skúmate trh.	"Čo môžete robiť?"
RFP (žiadosť o návrh)	Máte zložitý problém a potrebujete riešenie.	"Ako by ste to vyriešili?"
RFQ (žiadosť o ponuku)	Presne viete, čo potrebujete, a ste pripravení kúpiť.	"Aká je tvoja cena za to?"

 

Tu je dohoda: Odoslanie RFP, keď potrebujete RFQ, obťažuje dodávateľov zbytočnou prácou. Odoslanie RFQ, keď potrebujete RFP, získate ceny za riešenia, ktoré v skutočnosti nespĺňajú vaše potreby. Výber správneho nástroja je polovica bitky.

 

Proces RFQ 7-stupňov: cestovná mapa úspechu

 

 

Skvelý proces RFQ je metodický. Zaisťuje spravodlivosť, transparentnosť a dosiahne vám najlepší výsledok. Poďme to rozobrať.

Krok 1: Znížte svoje požiadavky
Predtým, ako napíšete jediné slovo, získajte 100% jasné, čo kupujete. Vytvorte podrobný list špecifikácie. Pre kancelárske stoličky by to zahŕňalo rozmery, materiály, hmotnostnú kapacitu a farbu. Nejednoznačnosť je tu tvoj najväčší nepriateľ.

Krok 2: Zostavte svoje Užší výber dodávateľa
Nemôžete len vybrať mená z klobúka. Identifikujte 3-5 kvalifikovaných dodávateľov, ktorí majú preukázané výsledky, keď poskytujú to, čo potrebujete. Táto predkvalifikácia je rozhodujúca pre šetrenie času neskôr.

Krok 3: Crant the RFQ dokument
Toto je váš plán. Silné RFQ zahŕňa:

• Vymazať zázemie a pokyny

• Podrobný technické špecifikácie

• Obchodné podmienky (dátum doručenia, platobné podmienky atď.)

• Jasný formát odoslania (použite našu šablónu nižšie!)

Krok 4: Spustenie a správa komunikácie
Zašlite RFQ všetkým dodávateľom súčasne. Stanovte realistický termín (zvyčajne 1-3 týždne). Byť k dispozícii na zodpovedanie akýchkoľvek objasňujúcich otázok a zdieľajte odpovede  všetko uchádzači o udržanie spravodlivosti.

Krok 5: Prijímajte a organizujte odpovede
Keď prichádzajú úvodzovky, zaznamenajte ich do štandardizovanej tabuľky. Vďaka tomu je ďalší krok oveľa jednoduchší.

Krok 6: Hodnotiť a udeliť
Nejde iba o výber najnižšieho počtu. Vytvorte si jednoduchú výsledkovú kartu. Ohodnoťte každého dodávateľa za cenu, dodaciu lehotu a minulý výkon. Najnižšia cena môže pochádzať od dodávateľa známeho pre chýbajúce termíny - je to riziko, ktoré môžete podstúpiť?

Krok 7: Debrief a na palube
Upozorňujeme víťazného dodávateľa a rovnako dôležité, informujte ostatných, prečo neboli vybraní. Tým sa vytvára dobré dlhodobé vzťahy. Potom rýchlo prejdite na podpísanie zmluvy.

 

RFQ v skutočnom svete

 

 

Teória je dobrá, ale prax je lepšia. Pozrime sa, ako to funguje v rôznych odvetviach.

Príklad 1: Výroba - získavanie vlastnej komponentu

• Scenár: Potrebujete 5 000 hliníkových držiakov na mieru.

• RFQ musí špecifikovať: Technické výkresy (súbory CAD), známka materiálu (napr. Hliník 6061), tolerancie, povrchová úprava a požiadavky na balenie.

• Otázka dodávateľa: Bez týchto detailov by jeden dodávateľ mohol citovať za slabšiu zliatinu a druhý môže obsahovať nákladný povrch, ktorý nepotrebujete. Vaše porovnania by boli bezcenné.

Príklad 2: Obstarávanie - nákup notebookov

• Scenár: Vybavenie nového tímu 50 zamestnancov.

• RFQ musí zadať: presný model alebo minimálne špecifikácie (CPU, RAM, SSD), zahrnutý softvér, dĺžka záruky a rozvrh doručenia.

• Tip: Požiadajte o Celkové náklady na vlastníctvo (TCO), ktorá zahŕňa cenu potenciálnych budúcich opráv alebo predĺženej záruky, nielen cenu nálepky.

 

Moderný RFQ: Integrácia udržateľnosti

 

Dnes obstarávanie nie je len o nákladoch. Je to o hodnote. A to zahŕňa environmentálnu a sociálnu hodnotu. Váš RFQ je výkonný nástroj na riadenie vášho Ciele udržateľnosti.

Do svojho RFQ môžete ľahko pridať sekciu udržateľnosti s otázkami ako:

• "Aké percento recyklovaného materiálu sa používa v tomto produkte?"

• "Môžete poskytnúť dokumentáciu o svojich etických pracovných postupoch?"

• "Aká je politika vašej spoločnosti v oblasti znižovania emisií uhlíka?"

To signalizuje dodávateľom, že si ceníte zodpovedné obchodné praktiky, a poskytuje vám konkrétne údaje, ktoré sa majú zohľadniť vo vašom rozhodnutí.

 

5 Bežné chyby RFQ, ktoré vás stoja čas a peniaze

 

Tieto chyby sme videli znova a znova. Vyhnite sa im a budete pred krivkou.

1. VAGUE ŠPECIFIKÁCIE: „Potrebujeme nejaké kancelárske stoličky“ vám dostanú veľmi odlišné úvodzovky. Byť konkrétny.

2. Ignorovanie celkových nákladov na vlastníctvo: Najlacnejší produkt môže mať vysoké náklady na údržbu alebo krátku životnosť. Zamyslite sa nad rámec počiatočnej ceny.

3. Úbohý Predkvalifikácia dodávateľa : Posielanie RFQ na nekvalifikovaného dodávateľa stráca čas každého. Urobte si najskôr domácu úlohu.

4. Nejasné hodnotiace kritériá: Ak dodávatelia nevedia, ako ich posúdite (napr. 70% cena, 30% rýchlosť doručenia), nemôžu vám poskytnúť svoju najlepšiu ponuku.

5. „Čierna diera“ komunikácie: neodpovedá na otázky alebo nedáte spätnú väzbu neúspešným uchádzačom Burns Bridges.

 

Výber vašich nástrojov: od tabuliek po špecializované platformy

 

Ako spravujete svoj proces RFQ, závisí od zložitosti a objemu vášho nákupu.

• Tabuľky a e -mail: Ideálne pre malé spoločnosti s jednoduchými a zriedkavými RFQ. Je to zadarmo a flexibilné, ale môže sa rýchlo stať chaotickým.

• Platformy elektronického zdroja : Nástroje ako FairMarkit alebo Deep Stream Automatizujte celý proces - od odoslania RFQ po zber a analýzu odpovedí. Je to obrovský časový priehlbín pre časté a komplexné získavanie zdrojov.

• Softvér na obstarávanie v plnom rozsahu: Riešenia ako Sieve alebo Coupa integrujú RFQ do väčšieho ekosystému obstarávania, ktoré ich spájajú so zmluvami, míňajú analytiku a fakturáciu.

Vaša voľba by mala byť založená na jednej otázke: Koľko času momentálne strácame na manuálnych úlohách RFQ?

 

Váš akčný plán a bezplatná súprava nástrojov

 

Teraz ste vybavení na spustenie procesu RFQ, ktorý je spravodlivý, efektívny a poskytuje skutočnú hodnotu.

Tu je návod, ako začať:

1. Identifikujte pilotný projekt s jasnými a priamymi požiadavkami.

2. Stiahnite si našu bezplatnú RFQ Toolkit a získajte náskok.

3. Spustite RFQ pomocou 7-krokového procesu uvedeného vyššie.

 

Často kladené otázky: Zvládnutie procesu RFQ

 

1. Otázka: Koľko dodávateľov by som mal poslať RFQ?

A: Je tu sladké miesto. Odoslanie iba 2-3 dodávateľom nemusí vytvárať dostatočnú konkurenciu. Posielanie na 10+ je pre vás a pre nich neefektívne a zaťažujúce. Odporúčame užší zoznam 4 až 6 vopred kvalifikovaných dodávateľov . To vám poskytuje zdravú škálu možností, ako porovnávať bez toho, aby ste prelomili svoju kapacitu efektívne riadenie procesu.

 

2. Otázka: Čo mám robiť, ak dodávateľ požiada o objasnenie potom, čo som poslal RFQ?

A: Je to bežné a je to znak angažovaného dodávateľa. Zlaté pravidlo je transparentnosť a spravodlivosť . Odpovedajte na otázku jasne a potom pošlite toto presné objasnenie každý Dodávateľ, ktorý dostal RFQ. To zaisťuje rovnaké podmienky na rovnaké podmienky a zabráni každému uchádzačovi mať informačnú výhodu.

 

3. Otázka: Je RFQ legálne záväzné, keď dodávateľ predloží cenovú ponuku?

A: Nie, nie zvyčajne. RFQ je pozvanie pre dodávateľov, aby predložili ponuku (ich ponuka). Nie ste povinní akceptovať žiadnu z nich. Právna zmluva sa vytvára iba vtedy, keď vydáte formálne Objednávka (PO) alebo podpísať zmluvu na základe tejto ponuky. Do RFQ vždy uveďte jazyk, v ktorom sa uvádza, že to nie je záväzok kúpiť.

 

4. Otázka: Citát dodávateľa bol oveľa nižší ako ostatné. Je to vždy najlepšia voľba?

A: Buďte opatrní. Citát, ktorý je výrazne nižší, môže byť červenou vlajkou. Dodávateľ môže nepochopiť požiadavky, používať materiály s nižšou kvalitou alebo urobil chybu v kalkulácii (ktorú by sa mohli pokúsiť opraviť neskôr). Je vašou zodpovednosťou, aby ste pred udelením podnikania preskúmali osobitné citácie a položili sa objasňujúce otázky.

 

5. Otázka: Môžem rokovať po prijatí odpovedí RFQ?

A: Absolútne. Proces RFQ často otvára dvere na vyjednávanie. Môžete sa vrátiť k svojim preferovaným dodávateľom a opýtať sa, či môžu vylepšiť svoju ponuku, najmä ak máte konkurencieschopnejšiu ponuku od iného kvalifikovaného dodávateľa. Tento posledný krok vám môže často zabezpečiť lepšie podmienky alebo ceny.

 

6. Otázka: Ako dlho mám dať dodávateľom reagovať?

A: Závisí to od zložitosti. Pre jednoduché, mimoškolské položky, 1-2 týždne je zvyčajne dostatočný. Ak chcete získať zložitejší tovar alebo služby na mieru, povoľte 2-4 týždne . Vždy buďte realistickí - dodávatelia môžu viesť k nepresným citáciám alebo odradiť od vašich najlepších partnerov od ponuky.

 

7. Otázka: Aký je najlepší spôsob, ako zvládnuť úradujúceho dodávateľa (náš súčasný poskytovateľ)?

A: Zahrňte ich do procesu, ale nedajte im osobitné zaobchádzanie. Musia súťažiť v rovnakých podmienkach ako noví potenciálni dodávatelia. Je to rozhodujúce pre potvrdenie, že stále dostávate spravodlivú trhovú cenu a dobré služby. Niekedy vyhráva úradujúci subjekt a proces posilňuje ich hodnotu; Inokedy nájdete lepšieho partnera.

 

8. Otázka: Kľúčový dodávateľ odmietol zúčastniť sa na našom RFQ. Prečo by to robili?

A: Existuje niekoľko spoločných dôvodov. Môžu byť v plnej kapacite a sú príliš zaneprázdnení na to, aby prevzali novú prácu. Vaše RFQ pre nich nemusí byť dostatočne finančne atraktívne. Alebo môžu vnímať váš proces ako nespravodlivý alebo zaujatý voči lacnejšiemu konkurentovi. Stojí za to zdvorilé následné volanie, aby sme pochopili ich dôvody-ich spätná väzba môže byť neoceniteľná.

 

9. Otázka: Mali by sme vždy udeliť kvalifikovaného uchádzača o najnižšiu cenu?

A: Nie nevyhnutne. Cieľ je najlepší hodnota , nielen najnižší cena . Váš hodnotenie by to malo odrážať. Ak je dodávateľ o 5% drahší, ale ponúka o 10% lepšiu dobu dodania a vynikajúcu podporu po predaji, môže pre vaše podnikanie priniesť väčšiu celkovú hodnotu. Na objektívne vyvolanie tohto rozhodnutia použite bodovací model.

 

10. Otázka: Používame digitálne podpisy. Považuje sa e -mailová ponuka s digitálnym podpisom v platnosti?

A: Vo väčšine obchodných kontextov áno. Elektronický podpis alebo dokonca formálna ponuka na hlavičkový papier spoločnosti odoslaná e -mailom sa zvyčajne považuje za platnú a záväznú ponuku dodávateľa. Stačí sa uistiť, že vaše podmienky RFQ uvádzajú, že elektronické príspevky sú prijateľné.